Inserimento di politiche e procedure in un manuale dei dipendenti
Quando il Tennessee Aquarium ha riaperto al pubblico a giugno e il suo staff è tornato, sono stati necessari numerosi aggiornamenti nel manuale dei dipendenti dell'acquario.
"Abbiamo dovuto apportare molte modifiche a causa di COVID-19 e queste modifiche sono state inviate individualmente, ma volevamo che tutti ricevessero tutte le nuove politiche contemporaneamente", afferma Julie Piper, vicepresidente, responsabile delle risorse umane.
Tali aggiornamenti includevano l'aggiunta del piano di riapertura dell'acquario per il 2020 e delle pratiche di sicurezza COVID-19; il piano pensionistico dei dipendenti; il Coronavirus Aid, Relief and Economic Security Act (CARES); l'accordo di spesa flessibile medica (FSA); e la politica del lavoro da casa.
Poiché le attrazioni stanno rivedendo manuali, manuali e procedure operative standard (SOP) per le nuove politiche relative a COVID-19, potrebbe anche essere il momento perfetto per rivedere il resto del contenuto.
Lo scopo di un manuale
Un manuale fornisce ai dipendenti indicazioni chiare sulle regole che devono seguire e su ciò che l'azienda si aspetta da loro, afferma Scott Behren, avvocato dello studio legale Behren a Weston, in Florida. Il documento dovrebbe includere procedure disciplinari per non conformità, politiche sui social media, codice di abbigliamento e politiche su molestie e bullismo.
"Il manuale dei dipendenti deve riflettere la cultura della tua azienda e il tuo marchio, quindi è rafforzato e aumenta il consenso dei dipendenti", afferma Charles Krugel, un avvocato specializzato in diritto del lavoro e del lavoro e consulenza in materia di risorse umane a Chicago.
Krugel consiglia inoltre di utilizzare il nome dell'attrazione nel manuale, evitando la frase "l'azienda", "l'entità" o "l'organizzazione". Più il documento è generico, dice, meno le persone acquistano nel manuale o danno credito alle politiche del manuale.
Cosa includere
A seconda dell'attrazione, ciò che deve essere affrontato sarà diverso. Per il Tennessee Aquarium, Piper afferma che il manuale include la visione e la dichiarazione di intenti dell'attrazione, informazioni riguardanti la preimpiego e l'occupazione, politiche di compensazione, benefici, richieste di permessi e permessi, requisiti di condotta sul posto di lavoro, politiche di sicurezza e protezione, sicurezza COVID-19 linee guida e pratiche, SOP generale e un elenco di contatti.
Krugel consiglia ai proprietari e agli operatori che cercano di comporre il loro primo manuale di chiedere alla propria compagnia di assicurazioni, camera di commercio o IAAPA un modello di manuale (vedere p. 55 per ulteriori informazioni).
Un avvocato dovrebbe controllare il tuo manuale?
Piper dice che il Tennessee Aquarium voleva assicurarsi che il suo linguaggio SOP fosse appropriato e legale; pertanto, l'acquario ha assunto un avvocato per esaminare il manuale. Sebbene il suo manuale non sia mai stato utilizzato in contenzioso, afferma che è un ottimo riferimento per assicurarsi che le politiche siano seguite in tutti i reparti.
"È una buona idea chiedere a un avvocato di rivedere il manuale delle tue politiche e procedure", afferma Krugel. "Lui o lei può assicurarsi che nessuna legge venga violata nel documento."
Ad esempio, un manuale potrebbe includere SOP che impedisce ai dipendenti di parlare dei loro stipendi, dice Krugel, e spesso è illegale.
L'avvocato che firma un manuale non lo migliora, ma aggiunge credibilità, dice Krugel. A volte le compagnie di assicurazione richiedono questi manuali, così come alcune agenzie di regolamentazione del governo.
“I manuali dei dipendenti diventano importanti se si presenta una controversia. Probabilmente entrerai in qualche parte del manuale come l'occupazione per le pari opportunità, la politica sulla discriminazione o una questione di essere pagato. Quando è spiegato nel manuale, puoi fare riferimento alla tua politica ", dice Behren.
Come distribuire
Il fatto che un manuale venga stampato o reso disponibile digitalmente dipende dalla cultura di un'azienda, afferma Krugel. Tuttavia, sii coerente. Ad esempio, se un'attrazione comunica con i dipendenti online, dovrebbe continuare la pratica perché è ciò a cui i dipendenti sono abituati, afferma. Apportare modifiche a un manuale in linea rimane molto più semplice che ristampare l'intero documento.
“Facciamo entrambe le cose per un facile accesso per il personale. Le risorse umane (risorse umane) possono effettuare aggiornamenti e informare il personale su coloro che dispongono della versione online ", afferma Piper. "Offriamo anche di stampare una copia cartacea su richiesta di qualsiasi dipendente."
Jeff Gebhart, CEO di Craig's Cruisers Family Fun Centers, una raccolta di centri di intrattenimento per famiglie (FEC) nel Michigan, afferma di aver registrato alcuni elementi manuali in un formato video e spera di rendere finalmente disponibile in video tutte le sue SOP. In questo modo, lo staff della FEC può guardare, che è un modo più efficace per allenarsi, piuttosto che sedersi e leggere un manuale, ritiene.
Indipendentemente dal metodo scelto dalle attrazioni, dovrebbero assicurarsi che i dipendenti firmino un modulo in cui si conferma di aver ricevuto il manuale. Ciò vale anche per eventuali nuove modifiche SOP apportate.
Rivedi e rivedi
Secondo Krugel, una volta all'anno dovrebbe essere effettuata una valutazione delle politiche e delle procedure per vedere se è necessario riscriverle. Se i dipendenti in prima linea devono apportare modifiche a causa della pandemia, ciò dovrebbe essere affrontato.
Quando un manuale esiste già in un'attrazione, Behren dice che un'aggiunta a quella esistente funziona bene. Aggiungi politiche specifiche per la pandemia su dispositivi di protezione individuale (DPI), test, regole di distanza sociale e qualsiasi altra cosa applicabile.
Gebhart afferma che i manager delle sedi di Craig's Cruisers hanno messo insieme una task force di pulizia, hanno partecipato a molti webinar e riunioni e hanno parlato con altre strutture delle migliori pratiche al fine di fornire un ambiente sicuro alla riapertura. Le FEC hanno quindi creato un documento di sei pagine da utilizzare per il loro team.
"Se pensi che un dipendente possa leggere un manuale e quindi essere competente nel proprio lavoro, stai prendendo in giro te stesso", afferma Gebhart. "Il manuale è solo un raggio nella ruota per far addestrare qualcuno."
Indipendentemente dal numero di dipendenti in una struttura, il manuale non dovrebbe essere facoltativo, afferma Behren. Alcune attrazioni hanno manuali più estesi di altre, ma i manuali non dovrebbero essere ignorati.
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