Mettre les politiques et procédures dans un manuel de l'employé
Lorsque l'aquarium du Tennessee a rouvert au public en juin et que son personnel est revenu, de nombreuses mises à jour étaient nécessaires dans le manuel de l'employé de l'aquarium.
«Nous avons dû faire de nombreux changements en raison du COVID-19, et ces changements ont été envoyés individuellement, mais nous voulions que tout le monde obtienne toutes les nouvelles politiques en même temps», explique Julie Piper, vice-présidente, directrice des ressources humaines.
Ces mises à jour comprenaient l'ajout du plan de réouverture de l'aquarium pour 2020 et des pratiques de sécurité COVID-19; le plan de retraite des employés; la loi CARES (aide, secours et sécurité économique) contre le coronavirus; le dispositif de dépenses médicales flexibles (FSA); et le travail de la politique intérieure.
Alors que les attractions révisent les manuels, les manuels et les procédures d'exploitation standard (SOP) pour les nouvelles politiques liées au COVID-19, cela pourrait également être le moment idéal pour revoir le reste du contenu.
Le but d'un manuel
Un manuel donne aux employés une orientation claire sur les règles qu'ils doivent suivre et ce que l'entreprise attend d'eux, explique Scott Behren, avocat au cabinet d'avocats Behren à Weston, en Floride. Le document doit inclure des procédures disciplinaires en cas de non-conformité, des politiques relatives aux médias sociaux, un code vestimentaire et des politiques en matière de harcèlement et d'intimidation.
«Le manuel de l'employé doit refléter la culture de votre entreprise et votre image de marque, il est donc renforcé et augmente l'adhésion des employés», déclare Charles Krugel, avocat spécialisé en droit du travail et de l'emploi et en conseil en ressources humaines à Chicago.
Krugel recommande également d'utiliser le nom de l'attraction dans le manuel, en évitant les mots «l'entreprise», «l'entité» ou «l'organisation». Plus le document est générique, dit-il, moins les gens adhèrent au manuel ou accordent de la crédibilité aux politiques du manuel.
Ce qu'il faut inclure
Selon l'attraction, ce qui doit être abordé différera. Pour l'aquarium du Tennessee, Piper dit que le manuel comprend la vision et l'énoncé de mission de l'attraction, des informations concernant le préemploi et l'emploi, les politiques de rémunération, les avantages sociaux, les demandes de congé et de congé, les exigences de conduite sur le lieu de travail, les politiques de sécurité et de sûreté, la sécurité COVID-19 des directives et des pratiques, des SOP générales et une liste de contacts.
Krugel recommande aux propriétaires et aux exploitants qui souhaitent rédiger leur premier manuel de demander à leur compagnie d'assurance, à la chambre de commerce ou à l'IAAPA un modèle de manuel (voir p. 55 pour plus d'informations).
Un avocat devrait-il vérifier votre manuel?
Piper dit que l'aquarium du Tennessee voulait s'assurer que son langage SOP était approprié et légal; par conséquent, l'aquarium a engagé un avocat pour examiner le manuel. Bien que son manuel n'ait jamais été utilisé dans les litiges, elle dit que c'est une excellente référence pour s'assurer que les politiques sont suivies dans tous les départements.
«C'est une bonne idée de demander à un avocat de réviser votre manuel de politiques et de procédures», déclare Krugel. "Il ou elle peut s'assurer qu'aucune loi n'est violée dans le document."
Par exemple, un manuel peut inclure des SOP empêchant les employés de parler de leurs salaires, dit Krugel, et souvent, c'est illégal.
L'avocat qui approuve un manuel ne l'améliore pas, mais ajoute de la crédibilité, dit Krugel. Parfois, les compagnies d'assurance exigent ces manuels, tout comme certaines agences gouvernementales de réglementation.
«Les manuels des employés deviennent importants en cas de litige. Vous entrerez probablement dans une partie du manuel comme l'égalité des chances en matière d'emploi, la politique de discrimination ou un problème de rémunération. Lorsque cela est précisé dans le manuel, vous pouvez vous référer à votre politique », explique Behren.
Comment distribuer
Le fait qu'un manuel soit imprimé ou rendu disponible numériquement dépend de la culture d'une entreprise, dit Krugel. Cependant, soyez cohérent. Par exemple, si une attraction communique avec des employés en ligne, elle devrait continuer la pratique car c'est à cela que les employés sont habitués, dit-il. Apporter des modifications à un manuel en ligne reste beaucoup plus simple que de réimprimer l'intégralité du document.
«Nous faisons les deux pour un accès facile pour le personnel. Les RH (ressources humaines) peuvent faire des mises à jour et informer le personnel sur ceux qui disposent de la version en ligne », explique Piper. «Nous proposons également d'imprimer une copie papier à la demande de tout employé.»
Jeff Gebhart, PDG de Craig's Cruisers Family Fun Centers, une collection de centres de divertissement familial (FEC) dans le Michigan, dit qu'il a enregistré certains éléments manuels dans un format vidéo et espère rendre toutes ses SOP disponibles en vidéo à terme. De cette façon, le personnel de la FEC peut regarder, ce qui est un moyen plus efficace de s'entraîner, plutôt que de s'asseoir et de lire un manuel, estime-t-il.
Quelle que soit la méthode choisie par les attractions, ils doivent s'assurer que les employés signent un formulaire accusant réception du manuel. Cela vaut également pour toute nouvelle modification des SOP.
Examiner et réviser
Selon Krugel, une évaluation des politiques et des procédures devrait avoir lieu une fois par an pour voir si elles doivent être réécrites. Si les employés de première ligne doivent apporter des changements en raison de la pandémie, cela devrait être réglé.
Lorsqu'un manuel existe déjà dans une attraction, Behren dit qu'un addendum au manuel existant fonctionne bien. Ajoutez des politiques spécifiques à la pandémie concernant les équipements de protection individuelle (EPI), les tests, les règles de distance sociale et tout ce qui s'applique.
Gebhart dit que les gestionnaires des sites Craig's Cruisers ont mis sur pied un groupe de travail sur le nettoyage, assisté à de nombreux webinaires et réunions et parlé à d'autres installations des meilleures pratiques afin de fournir un environnement sûr lors de leur réouverture. Les FEC ont ensuite créé un document de six pages que leur équipe peut utiliser.
«Si vous pensez qu'un employé peut lire un manuel et maîtriser son travail, vous vous moquez de vous», déclare Gebhart. «Le manuel n'est qu'un élément de la roue pour former quelqu'un.»
Quel que soit le nombre d'employés dans une installation, le manuel ne devrait pas être facultatif, dit Behren. Certaines attractions ont des manuels plus complets que d'autres, mais les manuels ne doivent pas être ignorés.
Exemple de manuel des employés de l'IAAPA RH
Prêt à créer un manuel de l'employé? le Exemple de manuel des employés de l'IAAPA RH est écrit dans la mise en page et la structure d'un manuel de l'employé. Les meilleures pratiques et les conseils d'experts en ressources humaines guident les utilisateurs tout au long du processus de personnalisation de l'exemple de document en fonction de leur attraction. Le modèle de manuel est gratuit pour les membres de l'IAAPA et est disponible à l'achat pour les non-membres. Visite IAAPA.org/Manuel.