Eventos Auxiliares e Satélites
A IAAPA reconhece que os expositores da IAAPA Expo Asia têm necessidades crescentes de espaço e tempo para sediar reuniões auxiliares e satélites. Somente expositores e patrocinadores Platinum não expositores estão autorizados a realizar reuniões organizadas por expositores que não concorram ou entrem em conflito com a conferência oficial e feira comercial realizada durante a IAAPA Expo Asia 2024, de 27 a 30 de maio.
A IAAPA exige que todas as organizações que desejam exercer uma função entrem em contato [email protected] para permissão. Consulte o seguinte para obter detalhes.
Tipos de Eventos
Eventos Auxiliares e definidos como eventos não patrocinados pela IAAPA realizados durante as datas oficiais da IAAPA Expo Asia (27 a 30 de maio de 2024) aos quais expositores e participantes podem participar. Estes incluem, mas não estão limitados a:
- Reuniões de expositores, participantes, associações ou outros comitês/grupos de trabalho não pertencentes à IAAPA, incluindo reuniões do conselho. É proibido agendar uma reunião para sediar uma sessão educacional, demonstração de produtos ou eventos sociais/hospitalares durante o horário da Expo. As reuniões podem ser realizadas de forma limitada durante o horário da Expo, mas podem não incluir opções de alimentação.
- Eventos Sociais incluindo recepções, jantares, eventos de ex-alunos, reuniões e grupos especializados ou outra hospitalidade onde não há programa educacional/científico apresentado. Estes podem ser restritos a horários que não sejam conflitantes com o horário de exibição da Expo ou com as celebrações da IAAPA nas noites de quinta-feira.
- Eventos de satélite são eventos não-IAAPA programados para ocorrer em datas que caem três dias antes ou três dias após as datas oficiais da reunião da IAAPA Expo.
Horários do evento
O espaço do evento pode ser reservado para (1) dia de 8 horas ou (2) dias de 4 horas, dependendo da natureza do evento, conforme descrito acima. Os horários dos eventos não podem competir com os eventos especiais programados pela IAAPA.
Empresas Comerciais/Expositoras
Um dos benefícios para as empresas comerciais que expõem na IAAPA Expo Asia é a oportunidade de sediar eventos auxiliares durante a Expo. As empresas comerciais não expositoras estão proibidas de anunciar, solicitar ou de outra forma entrar em contato com os inscritos nas reuniões da IAAPA no espaço oficial para reuniões da IAAPA ou nos hotéis de reuniões da IAAPA. A IAAPA não liberará ou cederá qualquer espaço de reunião a empresas comerciais que ainda não tenham sido contratadas como expositores oficiais da IAAPA Expo Asia.
Coordenação de Eventos em Centros de Convenções/Hotéis
Os solicitantes são responsáveis por fazer todos os preparativos diretamente com o local, uma vez que o espaço tenha sido aprovado pela IAAPA. Os solicitantes são responsáveis por fornecer sinalização, incluindo instalação e remoção antes e depois do evento. A sinalização só é permitida dentro e ao redor do espaço de reunião designado e deve ser no solo/independente.
Observe que o hotel/centro de convenções poderá cobrar pelo uso da sala de reuniões. O aluguel do quarto poderá ser negociado entre o solicitante e o hotel/centro de convenções (após aprovação). Cada função será tratada individualmente e emitido um contrato separado. Todas as taxas de aluguel de salas de reunião, alimentos e bebidas, aluguel de equipamentos audiovisuais e outros serviços são de responsabilidade do solicitante. Os solicitantes devem estudar cuidadosamente os contratos de função antes de assiná-los, prestando especial atenção às cláusulas de cancelamento. No caso de uma função cancelada, o solicitante poderá ser obrigado a pagar uma taxa pela perda de receita.
Cancelamento
Qualquer expositor que cancelar seu espaço de estande ou não comparecer à IAAPA Expo Asia terá seu espaço para reuniões automaticamente cancelado, sem reembolso ao expositor.
Política de malas
Observe que, embora os eventos e exposições da IAAPA sejam abertos a todo o pessoal da indústria, qualquer participante ou expositor que esteja solicitando negócios, incluindo distribuição de materiais promocionais nos corredores ou outros espaços públicos ou no estande de outra empresa, será solicitado a devolver seu crachás e deixar o salão imediatamente. Os participantes não expositores estão proibidos de promover seus serviços comerciais por feira, inclusive nas redes sociais. Os infratores podem ser removidos das instalações, ter seu crachá revogado e/ou proibidos de participar de futuros eventos da IAAPA. A IAAPA pede que você relate imediatamente quaisquer violações observadas à Gestão do Show. O gerenciamento de shows está disponível na Central de Membros da IAAPA, Registro ou Escritório de Shows/Operações ou entre em contato [email protected].
Política de Outboarding
Outboarding é definido como eventos de marketing, vendas e hospitalidade conduzidos por expositores e outros que aproveitam a presença de compradores e/ou vendedores presentes na feira original sem notificar previamente o organizador original da feira e negociar um acordo que beneficie ambas as partes. Essa prática é considerada antiética e condenada pela IAAPA. Inclui práticas como “coat-tailing”, “piggy-backing”, co-localização de eventos e eventos de hospitalidade em grande escala, principalmente durante o horário dos shows.
Violação das Diretrizes
O não cumprimento das Diretrizes pode resultar em uma ou todas as seguintes ações da IAAPA:
- Proibido de participar como Expositor em uma futura IAAPA Expo.
- Cancelamento do Evento Auxiliar ou Satélite.
- Perda de antiguidade do expositor e/ou multa pecuniária.
- Recusa em permitir que a empresa ou grupo tenha a oportunidade de exibir ou realizar reuniões ou outros eventos em instalações para reuniões controladas pela IAAPA no ano corrente ou em um número específico de anos futuros.
- Se for determinado que uma empresa contratou espaço diretamente com a instalação, fora do processo de aprovação da IAAPA, o contrato pré-existente com cada instalação autoriza essa instalação a encerrar o evento sem aviso prévio.
