Eventos Auxiliares e Satélites
A IAAPA reconhece que os expositores da IAAPA Expo têm necessidades crescentes de espaço e tempo para sediar reuniões auxiliares e satélites. A IAAPA disponibilizou tempo e espaço em instalações de reuniões controladas pela IAAPA (centro de convenções/hotéis anfitriões) para reuniões organizadas por expositores que não concorram ou entrem em conflito com a conferência oficial e a feira realizada no Orange County Convention Center (OCCC), novembro 19-22, 2024.
As empresas que não estão atualmente registradas como expositores na IAAPA Expo 2024 não são elegíveis para solicitações de espaço auxiliar, com exceção de patrocinadores Platinum não expositores.
A IAAPA exige que todas as organizações que desejam ocupar uma função preencham uma inscrição para eventos auxiliares e satélites. Um aplicativo de evento auxiliar e satélite preenchido fornece à IAAPA as informações necessárias para atribuir espaço e ajudar membros, voluntários e participantes da reunião com quaisquer dúvidas que possam surgir.
- APLICAR HOJE
- Tipos de Eventos
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Eventos auxiliares e definidos como eventos não patrocinados pela IAAPA realizados durante as datas oficiais da IAAPA Expo (19 a 22 de novembro de 2024) que expositores e participantes podem participar. Estes incluem, mas não estão limitados a:
- Reuniões de expositores, participantes, associações ou outros comitês/grupos de trabalho não pertencentes à IAAPA, incluindo reuniões do conselho. É proibido agendar uma reunião para sediar uma sessão educacional, demonstração de produto ou eventos sociais/de hospitalidade durante o horário da Expo. As reuniões podem ser realizadas de forma limitada durante o horário da Expo, mas podem não incluir opções de catering.
- Eventos Sociais incluindo recepções, jantares, eventos de ex-alunos, reuniões e grupos especializados ou outra hospitalidade onde não haja nenhum programa educacional/científico apresentado. Eles podem ser restritos a horários que não entrem em conflito com os horários dos shows da Expo ou com eventos exclusivos selecionados.
- Eventos de satélite são eventos não-IAAPA programados para ocorrer em datas que caem três dias antes ou três dias depois datas oficiais das reuniões da IAAPA Expo.
- Prazo de inscrição
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Todos os Formulários de Solicitação de Auxiliares e Satélites devem ser enviados por Outubro de 25.
- Taxa de Inscrição
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A taxa de inscrição é de R$ 500. Nenhum pedido de espaço auxiliar será considerado sem uma taxa de inscrição. Se a inscrição for aprovada, a IAAPA aplicará os US$ 500 às taxas de aluguel do espaço. Se a inscrição não for aprovada, a IAAPA reembolsará US$ 500 até 21 de dezembro de 2024.
- Horários do evento
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O espaço do evento pode ser reservado para (1) dia de 8 horas ou (2) dias de 4 horas, dependendo da natureza do evento, conforme descrito acima. Os horários dos eventos não podem competir com os eventos especiais programados pela IAAPA.
- Empresas Comerciais / Expositoras
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Um dos benefícios para as empresas comerciais que expõem na IAAPA Expo é a oportunidade de sediar eventos auxiliares durante a Expo. As empresas comerciais não expositoras estão proibidas de anunciar, solicitar ou entrar em contato com os inscritos da IAAPA no espaço oficial da IAAPA ou nos hotéis da IAAPA. A IAAPA não liberará ou cederá nenhum espaço de reunião para empresas comerciais ainda não contratadas como expositores oficiais da IAAPA Expo.
- Solicitar aprovação ou negação
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Após a conclusão e aprovação da Solicitação de Solicitação de Ancillary & Satellite, todos os organizadores serão contatados com informações adicionais. O espaço será atribuído de acordo com a disponibilidade de espaço se o pedido for aprovado.
Os formulários de solicitação auxiliar e satélite serão negados e o espaço não será atribuído se um formulário violar as diretrizes da IAAPA. O espaço para eventos previamente aprovado será negado se o espaço para exposição for cancelado.
- Atribuição de salas
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Os organizadores serão notificados sobre as atribuições de suas salas em meados de setembro. Todas as solicitações de espaço para reuniões serão aprovadas pela IAAPA antes que o espaço possa ser confirmado pelos locais. A IAAPA e os hotéis/centro de convenções têm o direito de transferir um evento se a IAAPA ou o hotel determinarem que o espaço atribuído é posteriormente necessário para uma função oficial da IAAPA ou se o espaço atribuído não for o mais adequado na sala designada.
- Coordenação de Eventos em Hotéis/Centro de Convenções
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Os solicitantes são responsáveis por fazer todos os arranjos diretamente com o local, uma vez que o espaço tenha sido atribuído e o aplicativo aprovado pela IAAPA. O solicitante deve usar todos os contratados oficiais no Orange County Convention Center, incluindo serviço de bufê, audiovisual e móveis. Por favor entre em contato com a IAAPA antes de contratar serviços com um fornecedor externo. Os solicitantes são responsáveis por fornecer, configurar e remover a sinalização do evento. A sinalização só é permitida dentro e ao redor do espaço de reunião designado e deve ser no solo/independente.
Observe que o hotel/centro de convenções pode cobrar pelo uso da sala de reuniões. O aluguel do quarto pode ser negociado entre o solicitante e o hotel/centro de convenções (após a confirmação da cessão do espaço). Cada função será tratada individualmente e será emitido um contrato separado. Todas as taxas de aluguel de salas de reunião, alimentação e bebidas, aluguel de equipamentos audiovisuais e outros serviços são de responsabilidade do solicitante. Os solicitantes devem estudar cuidadosamente os contratos de função antes de assinar, prestando atenção especial às cláusulas de cancelamento. No caso de uma função cancelada, o solicitante pode ser obrigado a pagar ao hotel pela receita perdida.
- Taxas de aluguel no Centro de Convenções
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Número de horas Taxas parâmetros Horas 1 para 4 $500 Máx. (2) Dias de 4 horas Horas 4 para 8 $1,000 Máx. (1) Dia de 8 horas Para aluguéis que excedam US$ 500, mediante solicitação, a IAAPA fornecerá faturas para todas as taxas de aluguel e encargos adicionais até 14 de dezembro de 2024. As taxas do espaço para reuniões do hotel variam dependendo da localização.
Todos os alimentos e bebidas, equipamentos audiovisuais e sinalização devem ser coordenados com o local e pagos diretamente a esses fornecedores, não à IAAPA.
Taxas de exemplo:
- Quarta-feira, sala de reuniões das 8h às 12h e das 3h às 5h = $ 500 + $ 500 = $ 1,000
- Quinta-feira, sala de reuniões das 8h às 5h = $ 1,000
- Cancelamento
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Qualquer expositor que cancelar seu espaço no estande ou não comparecer à IAAPA Expo, terá seu espaço de reunião automaticamente cancelado sem reembolso ao expositor.
- Política de malas
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Observe que, embora os eventos e exposições da IAAPA sejam abertos a todo o pessoal da indústria, qualquer participante ou expositor que esteja solicitando negócios, incluindo distribuição de materiais promocionais nos corredores ou outros espaços públicos ou no estande de outra empresa, será solicitado a devolver seu crachás e deixar o salão imediatamente. Os participantes não expositores estão proibidos de promover seus serviços comerciais por feira, inclusive nas redes sociais. Os infratores podem ser removidos das instalações, ter seu crachá revogado e/ou proibidos de participar de futuros eventos da IAAPA. A IAAPA pede que você relate imediatamente quaisquer violações observadas ao Show Office. O gerenciamento de shows está disponível na Central da IAAPA, registro ou escritório de shows/operações ou entre em contato [email protected].
- Política de Outboarding
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Outboarding é definido como eventos de marketing, vendas e hospitalidade conduzidos por expositores e outros que aproveitam a presença de compradores e/ou vendedores presentes na feira original sem notificar previamente o organizador original da feira e negociar um acordo que beneficie ambas as partes. Essa prática é considerada antiética e condenada pela IAAPA. Inclui práticas como “coat-tailing”, “piggy-backing”, co-localização de eventos e eventos de hospitalidade em grande escala, principalmente durante o horário dos shows.
- Violação das Diretrizes
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O não cumprimento das Diretrizes pode resultar em uma ou todas as seguintes ações da IAAPA:
- Proibido de participar como Expositor em uma futura IAAPA Expo.
- Cancelamento do Evento Auxiliar ou Satélite.
- Perda de antiguidade do expositor e/ou multa pecuniária.
- Recusa em permitir que a empresa ou grupo tenha a oportunidade de expor ou realizar reuniões ou outros eventos em instalações de reuniões controladas pela IAAPA no ano atual ou em um número especificado de anos futuros
- Se for determinado que uma empresa contratou o espaço com a instalação diretamente, fora do processo de aprovação da IAAPA, o contrato pré-existente com cada instalação autoriza essa instalação a encerrar o evento sem aviso prévio