Entrepreneurs non officiels / nommés par les exposants
Un entrepreneur désigné par l'exposant (EAC) est défini comme tout entrepreneur de services qui n'est pas un fournisseur de services officiel pour le salon professionnel. Les exemples incluent : le montage/démontage, les entrepreneurs en I&D, l'audiovisuel, les fleurs, etc. Les entrepreneurs officiels n'ont pas besoin de postuler en tant qu'EAC. Les exposants qui construisent leur propre stand ne font PAS partie de l'EAC.
- Services exclusifs
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- Orange County Convention Center (OCCC) - Gréement aérien et utilitaires
- Ville intelligente – Internet
- Sodexo en direct ! - Restauration
- GES – Manutention du fret
- Services événementiels TNT – Sécurité
- Steven Miller Photography – Exposant vidéographie et photographie (hors presse)
- Exigences et inscription à l'EAC
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- Se conformer à toutes les directives du salon indiquées sur le contrat d’exposition et dans le guide des services de l’exposant.
- L'exposant doit sélectionner sa ou ses sociétés EAC via le site d'inscription des exposants (à venir) en cliquant sur l'onglet Enregistrez vos sociétés EAC. Là, ils peuvent ajouter une nouvelle entreprise ou en sélectionner une déjà répertoriée. L'EAC recevra un e-mail contenant un lien pour terminer le processus d'inscription.
- Le CAE devra fournir les informations suivantes :
- 1. Fournissez les coordonnées de l’entreprise.
- 2. Téléchargez une attestation d'assurance (voir onglet ci-dessous).
- 3. Commandez des bracelets pour l’emménagement et le déménagement.
- 4. Acceptez les conditions de l'EAC (voir l'onglet ci-dessous).
- La date limite pour l'inscription des EAC est le 11 octobre.
- Une fois l'inscription terminée, les CAE ont la possibilité d'acheter des badges pour les jours de spectacle à 100 $ chacun.
Aucun EAC ne sera autorisé à travailler sur la salle d'exposition sans s'inscrire via le site d'inscription EAC et soumettre les éléments requis.
- Exigences d'assurance EAC
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Les EAC sont tenus de fournir un certificat d'assurance (COI) comprenant au moins les éléments suivants :
- Indemnisation des travailleurs de 1 million de dollars américains
- Ensemble général de 2 millions de dollars EU
- 1 million de dollars américains par événement
- Assurance responsabilité civile automobile de 1 million de dollars américains
Le COI doit inclure les éléments suivants dans la description des opérations :
IAAPA, Orange County Convention Center, GES, leurs entités, filiales, agents, représentants, dirigeants, personnel, bénévoles et employés, également assurés pour l'IAAPA Expo 2024, du 14 au 24 novembre 2024.
Le titulaire du certificat doit être :
IAAPA, 4155 West Taft Vineland Road, Orlando, FL 32837
- Termes CAE
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- Le terme «événement» fait référence à l'IAAPA Expo 2024 qui s'est tenue à Orlando, en Floride, du 14 au 24 novembre 2024 (y compris les dates d'entrée et de sortie).
- Le terme « salle d'exposition » fait référence aux emplacements physiques suivants où se déroule l'événement : Orange County Convention Center, bâtiments nord et sud, parkings nord et sud.
- Le terme « véhicules » désigne tous les types de chariots à moteur, automobiles, camions, tracteurs, etc.
- EAC doit retirer toutes les boîtes de gang, échelles ou autres équipements de l'allée ou d'autres espaces communs avant 5 heures le lundi 18 novembre, comme indiqué dans les conditions du contrat IAAPA. L'EAC est autorisé à stocker du matériel dans le stand de l'exposant uniquement pendant le montage et le démontage. Tout l'équipement doit être retiré du kiosque avant le 18 novembre en vue de l'ouverture du salon.
- L'EAC ne peut pas exploiter un bureau de service dans le hall d'exposition. L'EAC doit limiter ses opérations à l'espace du stand de l'exposant.
- Chaque EAC doit avoir une commande de service authentique et valide d'un exposant avant le premier jour d'installation de l'Expo. EAC ne peut en aucun cas solliciter des clients sur le salon.
- Tout bien de l'EAC non enlevé à la fermeture des heures de travail est laissé à ses risques et périls. En outre, toute propriété de ce type peut être déplacée, enlevée ou stockée aux frais de l'EAC si elle est considérée pour une raison quelconque par l'IAAPA comme interférant avec tout aspect de l'emménagement ou du déménagement. L'IAAPA se réserve le droit d'exiger un paiement pour le retour dudit bien.
- Pour maintenir la sécurité et soulager la congestion sur le sol du salon, les EAC et les exposants ne sont à aucun moment autorisés à avoir des voiturettes ou des scooters électriques dans le bâtiment.
- La conduite ou l'utilisation d'équipements de manutention motorisés ou mécaniques par les exposants ou leurs sous-traitants désignés est interdite.
- L'EAC doit respecter les réglementations en matière d'incendie, de sécurité et de hall d'exposition, ainsi que toutes les autres règles et réglementations en vigueur telles qu'énoncées ou modifiées par l'IAAPA et son entrepreneur de services généraux, GES.
- Les exposants, les représentants d'un exposant ou les EAC qui doivent travailler au-delà des heures d'emménagement publiées devront remplir un permis de travail à temps spécial sur place au bureau du directeur d'étage chaque jour.
- Les EAC ne sont autorisés sur le salon pendant les heures d'ouverture que s'ils ont acheté un badge EAC pendant le processus d'inscription EAC.
- Les exposants sont tenus de restituer leur emplacement de stand de la même manière qu'il a été reçu. Les exposants doivent organiser avec leur EAC l'enlèvement de tous les déchets de l'espace exposant après le démontage. L'IAAPA ou GES se réserve le droit de facturer à la société exposante tout excès de déchets retirés du stand par l'entreprise de nettoyage sous contrat.
- EAC ne sera pas autorisé à quitter les lieux si :
- 1. Les EAC travaillent sur un stand d'exposant non soumis via le site d'inscription de l'EAC.
- 2. l'EAC enfreint l'une des dispositions de l'accord EAC ou des règles et réglementations établies par l'IAAPA.
- 3. la participation de l'EAC au salon entraîne des grèves, des piquets de grève ou d'autres actions syndicales dirigées contre l'IAAPA.
- 4. L'EAC provoque d'autres perturbations ou interférences ou inconvénients déraisonnables pour l'IAAPA ou l'un de ses clients.
- Chaque exposant doit approuver l'EAC via le site d'inscription des exposants. Les EAC peuvent ne pas s'approuver eux-mêmes.
- Les EAC doivent fournir un certificat d'assurance démontrant une responsabilité minimale de 1 million de dollars américains en matière d'indemnisation des accidents du travail, 2 millions de dollars américains au total, 1 million de dollars américains par événement et 1 million de dollars américains d'assurance responsabilité civile automobile et le nom de l'IAAPA, Orange County Convention Center, GES, leurs entités, filiales, agents, représentants, dirigeants, personnel, bénévoles et employés, comme assurés en plus pour l'IAAPA Expo 2024, du 14 au 24 novembre 2024.
- Les EAC commanderont des bracelets via le site d'inscription EAC. Les bracelets EAC doivent être portés par tous les travailleurs et superviseurs d'EAC travaillant sur le salon. Pour des raisons de sécurité, les EAC ne sont pas autorisés à porter des badges d'exposant.
- Chaque entreprise de l'EAC responsable du démontage des expositions à la clôture de l'Expo doit avoir toutes les expositions démontées et prêtes à être expédiées selon le calendrier de déménagement.
- Les EAC ne sont pas autorisés dans le salon avant 5 heures le premier jour du déménagement.
La date limite pour s'inscrire et fournir les informations requises est le 11 octobre.
Les exposants doivent se connecter à l'inscription des exposants (à venir) pour ajouter la société EAC et démarrer le processus.
Guide des services aux exposants