Événements auxiliaires et satellites
L'IAAPA reconnaît que les exposants de l'IAAPA Expo Asia ont des besoins croissants en espace et en temps pour accueillir des réunions auxiliaires et satellites. Seuls les exposants et les sponsors Platinum non-exposants sont autorisés à organiser des réunions organisées par les exposants qui ne sont pas en concurrence ou en conflit avec la conférence et le salon officiels organisés pendant l'IAAPA Expo Asia 2024, du 27 au 30 mai.
L'IAAPA demande à toutes les organisations qui souhaitent occuper une fonction de contacter [email protected] pour autorisation. Voir ce qui suit pour plus de détails.
Types d'événements
Événements auxiliaires et définis comme des événements non sponsorisés par l'IAAPA organisés pendant les dates officielles de l'IAAPA Expo Asia (27-30 mai 2024) auxquels les exposants et les participants peuvent assister. Ceux-ci incluent, sans toutefois s'y limiter :
- Réunions des exposants, des participants, des associations ou d'autres comités / groupes de travail non-IAAPA, y compris les réunions du conseil d'administration. Il est interdit de programmer une réunion pour organiser une session éducative, une démonstration de produit ou des événements sociaux/d'accueil pendant les heures d'ouverture de l'Expo. Les réunions peuvent avoir lieu sur une base limitée pendant les heures d'ouverture de l'Expo, mais peuvent ne pas inclure d'options de restauration.
- Activités sociales y compris les réceptions, les dîners, les événements d'anciens élèves, les réunions et les groupes spécialisés ou autres formes d'accueil où aucun programme éducatif/scientifique n'est présenté. Ceux-ci peuvent être limités à des heures qui ne sont pas en conflit avec les heures d'exposition de l'Expo ou les célébrations de l'IAAPA du jeudi soir.
- Événements satellites sont des événements non-IAAPA qui doivent avoir lieu à des dates qui tombent trois jours avant ou trois jours après les dates officielles de réunion de l'IAAPA Expo.
Horaires des événements
L'espace événementiel peut être réservé pour (1) une journée de 8 heures ou (2) des journées de 4 heures selon la nature de l'événement, comme indiqué ci-dessus. Les heures des événements ne peuvent pas rivaliser avec les événements spéciaux programmés par l'IAAPA.
Entreprises commerciales/exposantes
L'un des avantages pour les entreprises commerciales qui exposent à l'IAAPA Expo Asia est la possibilité d'organiser des événements auxiliaires pendant l'Expo. Il est interdit aux sociétés commerciales non exposantes de faire de la publicité, de solliciter ou de contacter de toute autre manière les personnes inscrites aux réunions de l'IAAPA sur l'espace de réunion officiel de l'IAAPA ou dans les hôtels de réunion de l'IAAPA. L'IAAPA ne libérera ni n'attribuera aucun espace de réunion à des sociétés commerciales qui ne sont pas déjà engagées en tant qu'exposant officiel de l'IAAPA Expo Asia.
Coordination d'événements au centre de congrès/hôtels
Les demandeurs sont responsables de prendre toutes les dispositions directement avec le lieu une fois que l'espace a été approuvé par l'IAAPA. Les demandeurs sont responsables de fournir la signalisation, y compris la mise en place et le retrait avant et après l'événement. La signalisation n'est autorisée que dans et autour de l'espace de réunion attribué et doit être au sol/autoportante.
Veuillez noter que l'hôtel/centre de congrès peut facturer l'utilisation de la salle de réunion. La location de la chambre peut être négociée entre le demandeur et l'hôtel/centre de congrès (après approbation). Chaque fonction sera traitée individuellement et fera l'objet d'un contrat distinct. Tous les frais de location de salle de réunion, de nourriture et de boissons, de location d'équipement audiovisuel et autres services sont à la charge du demandeur. Les demandeurs doivent étudier attentivement les contrats de fonction avant de les signer, en accordant une attention particulière aux clauses d'annulation. En cas d'annulation d'une fonction, le demandeur peut être tenu de payer des frais pour perte de revenus.
Annulation
Tout exposant qui annule son espace de stand ou qui ne se présente pas à l'IAAPA Expo Asia verra son espace de réunion automatiquement annulé sans remboursement à l'exposant.
Politique relative aux valises
Veuillez noter que même si les événements et expositions de l'IAAPA sont ouverts à tout le personnel de l'industrie, tout participant ou exposant qui sollicite des affaires, y compris la distribution de matériel promotionnel dans les allées ou dans d'autres espaces publics ou sur le stand d'une autre entreprise, sera invité à retourner son badges et de quitter immédiatement le salon. Il est interdit aux participants non-exposants de promouvoir leurs services professionnels par salon, y compris sur les réseaux sociaux. Les contrevenants peuvent être expulsés des locaux, voir leur badge révoqué et/ou interdire d'assister aux futurs événements de l'IAAPA. L'IAAPA vous demande de signaler immédiatement toute violation observée à Show Management. La gestion du spectacle est disponible au centre des membres de l'IAAPA, à l'inscription ou au bureau du spectacle/des opérations ou contactez [email protected].
Politique de hors-bord
L'outboarding est défini comme des événements de marketing, de vente et d'accueil organisés par des exposants et d'autres personnes capitalisant sur la présence d'acheteurs et / ou de vendeurs assistant au salon d'origine sans en informer au préalable l'organisateur du salon d'origine et sans trouver un arrangement qui profite aux deux parties. Cette pratique est considérée comme contraire à l'éthique et est condamnée par l'IAAPA. Cela comprend des pratiques telles que le « coat-tailing », le « piggy-backing », la colocalisation d'événements et les événements d'accueil à grande échelle, en particulier pendant les heures de spectacle.
Violation des directives
Le non-respect des directives peut entraîner l'une ou l'ensemble des actions suivantes de la part de l'IAAPA :
- Interdiction de participer en tant qu'exposant à une future exposition IAAPA.
- Annulation de l'événement auxiliaire ou satellite.
- Perte d'ancienneté de l'exposant et/ou amende monétaire.
- Refus de permettre à une entreprise ou à un groupe la possibilité d'exposer ou d'organiser des réunions ou d'autres événements dans des salles de réunion contrôlées par l'IAAPA au cours de l'année en cours ou d'un nombre spécifié d'années futures.
- S'il est déterminé qu'une entreprise a conclu un contrat pour un espace avec l'installation directement, en dehors du processus d'approbation de l'IAAPA, le contrat préexistant avec chaque installation autorise cette installation à clôturer l'événement sans préavis.