Événements auxiliaires et satellites
L'IAAPA reconnaît que les exposants de l'IAAPA Expo ont de plus en plus besoin d'espace et de temps pour organiser des réunions auxiliaires et satellites. L'IAAPA a mis à disposition du temps et de l'espace dans les installations de réunion contrôlées par l'IAAPA (centre de congrès / hôtels hôtes) pour les réunions organisées par les exposants qui ne sont pas en concurrence ou en conflit avec la conférence officielle et le salon professionnel tenus au Orange County Convention Center (OCCC), Novembre 19-22, 2024.
Les entreprises qui ne sont pas actuellement enregistrées en tant qu'exposants à l'IAAPA Expo 2024 ne sont pas éligibles pour les demandes d'espace auxiliaires, à l'exception des sponsors Platinum non exposants.
L'IAAPA exige que toutes les organisations qui souhaitent occuper une fonction remplissent une demande d'événement auxiliaire et satellite. Une demande d'événement auxiliaire et satellite complétée fournit à l'IAAPA les informations nécessaires pour attribuer un espace et aider les membres, les bénévoles et les participants à la réunion pour toute question qui pourrait survenir.
LA CANDIDATURE EST MAINTENANT OUVERTE
- INSCRIVEZ-VOUS AUJOURD'HUI
- Types d'événements
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Événements auxiliaires et définis comme des événements non parrainés par l'IAAPA organisés pendant les dates officielles de l'exposition IAAPA (du 19 au 22 novembre 2024) auxquels les exposants et les participants peuvent assister. Ceux-ci incluent, mais ne sont pas limités à :
- Réunions of exhibitors, attendees, associations, or other non-IAAPA committees/working groups including board meetings. Scheduling a meeting to host an educational session, product demonstration, or social/hospitality events during Expo hours is prohibited. Meetings may be conducted on a limited basis during Expo hours but may not include catering options.
- Activités sociales including receptions, dinners, alumni events, reunions, and specialty groups or other hospitality where there is no educational/scientific program presented. These may be restricted to times that are not conflicting with Expo show hours or select signature events.
- Événements satellites are non-IAAPA events scheduled to take place on dates that fall three days before or three days after official IAAPA Expo meeting dates.
- Date limite d'inscription
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Tous les formulaires de demande d'accessoires et de satellites doivent être soumis par Octobre 25.
- Frais de demande
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Les frais de demande sont de 500 $. Aucune demande d'espace auxiliaire ne sera considérée sans frais de dossier. Si la demande est approuvée, l'IAAPA appliquera les 500 $ aux frais de location d'espace. Si la demande n'est pas approuvée, l'IAAPA remboursera 500 $ au plus tard le 21 décembre 2024.
- Horaires des événements
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L'espace événementiel peut être réservé pour (1) une journée de 8 heures ou (2) des journées de 4 heures selon la nature de l'événement, comme indiqué ci-dessus. Les heures des événements ne peuvent pas rivaliser avec les événements spéciaux programmés par l'IAAPA.
- Entreprises commerciales / exposantes
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L'un des avantages pour les entreprises commerciales qui exposent à l'IAAPA Expo est la possibilité d'organiser des événements annexes pendant l'Expo. Il est interdit aux sociétés commerciales non exposantes de faire de la publicité, de solliciter ou de contacter autrement les inscrits aux réunions de l'IAAPA sur l'espace de réunion officiel de l'IAAPA ou dans les hôtels de réunion de l'IAAPA. L'IAAPA ne libérera ni n'attribuera aucun espace de réunion à des sociétés commerciales qui ne sont pas déjà contractées en tant qu'exposant officiel de l'IAAPA Expo.
- Demander l'approbation ou le refus
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Une fois la demande d'accessoires et de satellites terminée et approuvée, tous les organisateurs seront contactés avec des informations supplémentaires. L'espace sera attribué en fonction de l'espace disponible si la demande est approuvée.
Ancillary & Satellite Request Forms will be denied, and space will not be assigned if a form violates IAAPA guidelines. Prior approved event space will be denied if exhibit space is canceled.
- Attribution des chambres
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Organizers will be notified of their room assignments mid to late September. All requests for meeting space will be approved by IAAPA before space can be confirmed by venues. IAAPA and hotels/convention center have the right to move an event if IAAPA or the hotel determines the space assigned is later needed for an official IAAPA function or if the space assigned is not best suited in the assigned room.
- Coordination d'événements dans les hôtels / centre de congrès
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Les demandeurs sont responsables de prendre toutes les dispositions directement avec le lieu une fois que l'espace a été attribué et que la demande a été approuvée par l'IAAPA. Le demandeur doit utiliser tous les entrepreneurs officiels du centre de congrès du comté d'Orange, y compris la restauration, l'audiovisuel et le mobilier. S'il te plaît contacter l'IAAPA prior to arranging services with an outside vendor. Requesters are responsible for providing, setting up, and removing signage for the event. Signage is only permitted in and around assigned meeting space, and must be ground-based/free standing.
Veuillez noter que l'hôtel/le centre de congrès peut facturer l'utilisation de la salle de réunion. La location de la salle peut être négociée entre le demandeur et l'hôtel/centre de congrès (après confirmation de l'attribution de l'espace). Chaque fonction sera traitée individuellement et fera l'objet d'un contrat distinct. Tous les frais de location de salle de réunion, de nourriture et de boissons, de location d'équipement audiovisuel et d'autres services sont à la charge du demandeur. Les demandeurs doivent étudier attentivement les contrats de fonction avant de les signer, en accordant une attention particulière aux clauses de résiliation. En cas d'annulation d'une fonction, le demandeur peut être tenu de payer l'hôtel pour la perte de revenus.
- Frais de location au Palais des Congrès
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Nombre d'heures Frais Paramètres 1 à 4 Heures $500 Max (2) jours de 4 heures 4 à 8 Heures $1,000 Max (1) journée de 8 heures Pour les locations supérieures à 500 $, sur demande, l'IAAPA fournira des factures pour tous les frais de location et les frais supplémentaires d'ici le 14 décembre 2024. Les frais d'espace de réunion à l'hôtel varient selon l'emplacement.
Tous les aliments et boissons, l'équipement audiovisuel et la signalisation doivent être coordonnés avec le lieu et payés directement à ces fournisseurs, et non à l'IAAPA.
Exemples de frais :
- Mercredi, salle de réunion de 8 h à 12 h et de 3 h à 5 h = 500 $ + 500 $ = 1,000 XNUMX $
- Jeudi, salle de réunion de 8 h à 5 h = 1,000 XNUMX $
- Annulation
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Tout exposant qui annule son espace de stand ou qui ne se présente pas à l'IAAPA Expo verra son espace de réunion automatiquement annulé sans remboursement à l'exposant.
- Politique relative aux valises
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Veuillez noter que même si les événements et expositions de l'IAAPA sont ouverts à tout le personnel de l'industrie, tout participant ou exposant qui sollicite des affaires, y compris la distribution de matériel promotionnel dans les allées ou dans d'autres espaces publics ou sur le stand d'une autre entreprise, sera invité à retourner son badges et de quitter immédiatement le salon. Il est interdit aux participants non-exposants de promouvoir leurs services professionnels par salon, y compris sur les réseaux sociaux. Les contrevenants peuvent être expulsés des locaux, voir leur badge révoqué et/ou interdire d'assister aux futurs événements de l'IAAPA. L'IAAPA vous demande de signaler immédiatement toute violation observée au Show Office. La gestion du spectacle est disponible au bureau central de l'IAAPA, aux inscriptions ou au bureau du spectacle/des opérations ou contactez [email protected].
- Politique de hors-bord
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L'outboarding est défini comme des événements de marketing, de vente et d'accueil organisés par des exposants et d'autres personnes capitalisant sur la présence d'acheteurs et / ou de vendeurs assistant au salon d'origine sans en informer au préalable l'organisateur du salon d'origine et sans trouver un arrangement qui profite aux deux parties. Cette pratique est considérée comme contraire à l'éthique et est condamnée par l'IAAPA. Cela comprend des pratiques telles que le « coat-tailing », le « piggy-backing », la colocalisation d'événements et les événements d'accueil à grande échelle, en particulier pendant les heures de spectacle.
- Violation des directives
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Le non-respect des directives peut entraîner l'une ou l'ensemble des actions suivantes de la part de l'IAAPA :
- Interdiction de participer en tant qu'exposant à une future exposition IAAPA.
- Annulation de l'événement auxiliaire ou satellite.
- Perte d'ancienneté de l'exposant et/ou amende monétaire.
- Refus d'autoriser l'entreprise ou le groupe à exposer ou à organiser des réunions ou d'autres événements dans des installations de réunion contrôlées par l'IAAPA au cours de l'année en cours ou d'un nombre spécifié d'années futures
- S'il est déterminé qu'une entreprise a conclu un contrat d'espace avec l'installation directement, en dehors du processus d'approbation de l'IAAPA, le contrat préexistant avec chaque installation habilite cette installation à fermer l'événement sans préavis.