Cómo organizar un evento festivo exitoso en 2021
La temporada navideña se acerca rápidamente, y dado que las medidas de seguridad pandémicas todavía están vigentes en muchas atracciones, es probable que los planes de eventos se vean un poco diferentes este año. Pero con algo de planificación y creatividad, aún es posible planificar un evento festivo. A continuación, se muestra cómo algunos organizadores de eventos y operadores de atracciones se acercan a estas celebraciones.
Capacidades inferiores
Muchos lugares albergan eventos más pequeños para permitir el distanciamiento social. En el Museo Novium en Chichester, Inglaterra, Reino Unido, los eventos y la asistencia al museo generalmente tienen un límite de alrededor del 50% de la capacidad regular, pero eso puede cambiar a medida que avanza el año.
"Si las cosas parecen estar mejorando mucho, entonces buscaremos reducir las restricciones y aumentar los números", dice Portia Tremlett, oficial de participación del programa público en el Museo Novium.
Sparkle Clark, propietaria de Pink Bliss Events, un servicio de planificación de eventos y fiestas con sede en San Pedro, California, Estados Unidos, ha notado que muchas de las atracciones con las que trabaja han reducido la capacidad para eventos de 50 personas a 25. Esto puede tener la ventaja de hacer que un evento se sienta más íntimo o exclusivo. Sin embargo, puede significar que los invitados deben confirmar su asistencia o comprar un boleto con anticipación. Afortunadamente, después de meses de atracciones cerradas y requisitos de reserva, menos personas esperan poder comprar un boleto sin cita previa. Sin embargo, esto aún debe comunicarse claramente en los materiales de marketing.
Espacios más grandes o al aire libre
Las atracciones con espacios al aire libre tienen una ventaja a la hora de planificar eventos porque pueden trasladar las festividades al exterior, dependiendo del clima. En climas más fríos, los calentadores al aire libre pueden ayudar a extender la temporada en espacios como patios, terrazas y jardines.
Los operadores también están aprovechando los grandes espacios abiertos que tienen para eventos. El Salón de la Fama del Fútbol Americano Universitario Chick-fil-A en Atlanta tiene 95,000 pies cuadrados, y gran parte del espacio está abierto en tres pisos.
“Se siente muy abierto”, dice la directora ejecutiva Kimberly Beaudin. “Hay mucho espacio para el distanciamiento social. No estás encima de nadie ".
El Salón de la Fama del fútbol americano universitario de Chick-fil-A presenta “Gameday Tailgates” los sábados de otoño. Hay eventos de trivia, así como DJ, y se proyectan cuatro juegos a la vez. Alrededor de Halloween, el "Campo de los gritos", ideal para familias, presenta muñecos de combate hechos para parecer fantasmas, premios y actividades para niños. Este año, Beaudin anticipa un "Día de la Rivalidad" festivo adicional el sábado después del Viernes Negro, ya que muchos equipos rivales no jugaron entre sí el año pasado. Se mostrarán los artefactos de las famosas rivalidades del fútbol, y se alentará a los invitados a usar las camisetas de su equipo con orgullo, incluso (o especialmente cuando) ese equipo compite con el equipo de un miembro de la familia. No solo eso, sino que antes de Navidad, el salón también estará decorado para las festividades “Deck the Hall” del lugar.
A medida que el Museo Novium traslada su serie de conferencias de lo virtual a lo presencial, su personal también está pensando en el tamaño de cada espacio. Por ejemplo, el museo ha optado por albergar conferencias en una antigua capilla del convento que administra llamada Guildhall porque es más grande y permite más espacio entre las personas. A mediados de septiembre, los eventos de diciembre aún no se han anunciado, pero Tremlett dice que Papá Noel ya está reservado para algunas de las festividades. Los eventos previos a diciembre incluyen una fiesta de pijamas con temática espacial, un taller de terapia con artistas y un evento con un historiador local que se relaciona con una exhibición sobre el mercado de ganado.
Protocolos de seguridad reforzados
Como muchos lugares, el Salón de la Fama del Fútbol Americano Universitario de Chick-fil-A sigue requiriendo que el personal y los visitantes usen máscaras. Aunque esa regla se relaja cuando los invitados graban un video del día del juego, ya que hay mucho espacio para la distancia social, agrega Beaudin. El lugar también tiene estaciones de desinfección, para que los huéspedes puedan desinfectarse las manos antes de tocar balones de fútbol u otras superficies. También ofrece lápices ópticos de marca para los huéspedes que no quieran usar los dedos en las pantallas táctiles.
Comunicar las expectativas de los huéspedes, como usar una máscara o limitar el número de personas en un ascensor, es clave. También puede ser útil para los huéspedes saber qué protocolos de seguridad se aplican internamente, como actualizar los sistemas de ventilación o requerir que el personal use máscaras. A menudo, esto toma la forma de un correo electrónico enviado con anticipación, pero los letreros en todo el espacio pueden ayudar a reforzar las instrucciones. Estos protocolos también deben comunicarse a cualquier planificador de eventos que trabaje con el lugar.
Alimentos envueltos individualmente
Por motivos de seguridad, la pandemia ha significado menos bufés y más alimentos envueltos individualmente. En la mayoría de los lugares con los que trabaja Clark, "todo ha sido envuelto individualmente o puesto en bolsas individuales para los invitados".
El Novium cerró su café durante la pandemia, por lo que la comida será limitada en sus eventos. Aunque Tremlett señala que el museo tiene varios cafés a poca distancia. Para la próxima fiesta de pijamas con temática espacial, se les pide a los asistentes que cenen de antemano, pero el museo ofrecerá un refrigerio y un desayuno a la mañana siguiente.
El Chick-fil-A College Football Hall entregará bolsas preempaquetadas de truco o trato en su evento de Halloween y bastones de caramelo envueltos individualmente durante "Deck the Hall".
Todos estos ajustes permiten que las atracciones sigan produciendo eventos memorables al mismo tiempo que priorizan la seguridad de los empleados y los huéspedes.
