Eventos auxiliares y satélites
IAAPA reconoce que los expositores de IAAPA Expo Asia tienen necesidades cada vez mayores de espacio y tiempo para albergar reuniones auxiliares y satélites. Solo los expositores y los patrocinadores Platinum no expositores pueden celebrar reuniones organizadas por expositores que no compitan ni entren en conflicto con la conferencia oficial y la feria comercial celebrada durante IAAPA Expo Asia 2024, del 27 al 30 de mayo.
IAAPA requiere que todas las organizaciones que deseen realizar una función se comuniquen [email protected] con permiso. Consulte lo siguiente para obtener más detalles.
Tipos de eventos
Eventos auxiliares y definidos como eventos no patrocinados por IAAPA celebrados durante las fechas oficiales de IAAPA Expo Asia (27-30 de mayo de 2024) a los que pueden asistir los expositores y asistentes. Estos incluyen, entre otros:
- Reuniones de expositores, asistentes, asociaciones u otros comités/grupos de trabajo que no sean de IAAPA, incluidas las reuniones de la junta. Está prohibido programar una reunión para organizar una sesión educativa, demostración de productos o eventos sociales/de hospitalidad durante el horario de la Expo. Las reuniones pueden llevarse a cabo de forma limitada durante el horario de la Expo, pero es posible que no incluyan opciones de catering.
- Eventos Sociales incluyendo recepciones, cenas, eventos de exalumnos, reuniones y grupos especiales u otra hospitalidad donde no se presenta un programa educativo/científico. Estos pueden estar restringidos a horarios que no entren en conflicto con los horarios de exhibición de la Expo o las celebraciones de IAAPA los jueves por la noche.
- Eventos satélite son eventos que no son de IAAPA programados para realizarse en fechas que caen tres días antes o tres días después de las fechas oficiales de reunión de IAAPA Expo.
Horas del evento
El espacio para eventos se puede reservar para (1) días de 8 horas o (2) días de 4 horas, según la naturaleza del evento, como se describe anteriormente. Los horarios de los eventos no pueden competir con los eventos especiales programados por IAAPA.
Empresas comerciales/expositoras
Uno de los beneficios para las empresas comerciales que exponen en IAAPA Expo Asia es la oportunidad de organizar eventos auxiliares durante la Expo. Las empresas comerciales no expositoras tienen prohibido hacer publicidad, solicitar o comunicarse de otro modo con los inscritos en las reuniones de la IAAPA en el espacio oficial para reuniones de la IAAPA o en los hoteles para reuniones de la IAAPA. IAAPA no liberará ni asignará ningún espacio para reuniones a empresas comerciales que aún no estén contratadas como expositor oficial de IAAPA Expo Asia.
Coordinación de Eventos en Centro de Convenciones/Hoteles
Los solicitantes son responsables de hacer todos los arreglos directamente con el lugar una vez que IAAPA haya aprobado el espacio. Los solicitantes son responsables de proporcionar señalización, incluida su colocación y eliminación antes y después del evento. La señalización solo está permitida dentro y alrededor del espacio de reunión asignado y debe estar en el suelo o ser independiente.
Tenga en cuenta que el hotel/centro de convenciones puede cobrar por el uso de la sala de reuniones. El alquiler de la habitación se puede negociar entre el solicitante y el hotel/centro de convenciones (después de la aprobación). Cada función se manejará individualmente y se emitirá un contrato por separado. Todos los costos de alquiler de salas de reuniones, alimentos y bebidas, alquiler de equipos audiovisuales y otros servicios son responsabilidad del solicitante. Los solicitantes deben estudiar detenidamente los contratos de funciones antes de firmarlos, prestando especial atención a las cláusulas de cancelación. En caso de cancelación de una función, es posible que el solicitante deba pagar una tarifa por la pérdida de ingresos.
Cancelación
A cualquier expositor que cancele su espacio en el stand o no se presente en IAAPA Expo Asia, se le cancelará automáticamente su espacio para reuniones sin reembolso para el expositor.
Política de maletas
Tenga en cuenta que, si bien los eventos y exposiciones de IAAPA están abiertos a todo el personal de la industria, a cualquier asistente o expositor que se observe solicitando negocios, incluida la distribución de materiales promocionales en los pasillos u otros espacios públicos o en el stand de otra empresa, se le pedirá que devuelva su insignias y abandonar el piso de exhibición inmediatamente. Los asistentes no expositores tienen prohibido promocionar sus servicios comerciales por evento, incluso en las redes sociales. Los infractores pueden ser expulsados de las instalaciones, se les revocará su credencial y/o se les prohibirá asistir a futuros eventos de la IAAPA. IAAPA le pide que informe inmediatamente a la dirección del espectáculo de cualquier infracción observada. La gestión del espectáculo está disponible en la Central de miembros de IAAPA, en la Oficina de registro o en la Oficina de operaciones/espectáculos o comuníquese con [email protected].
Política de borrado
Outboarding se define como eventos de marketing, ventas y hospitalidad realizados por expositores y otros que aprovechan la presencia de compradores y/o vendedores que asisten al espectáculo original sin notificar previamente al organizador del espectáculo original y lograr un arreglo que beneficie a ambas partes. Esta práctica se considera poco ética y es condenada por IAAPA. Incluye prácticas tales como “coincidencia”, “coincidencia”, ubicación conjunta de eventos y eventos de hospitalidad a gran escala, particularmente durante las horas de exhibición.
Incumplimiento de las Directrices
El incumplimiento de las Directrices puede resultar en cualquiera o todas las siguientes acciones por parte de IAAPA:
- Prohibido participar como expositor en una futura Expo IAAPA.
- Cancelación del Evento Auxiliar o Satélite.
- Pérdida de antigüedad del expositor y/o multa pecuniaria.
- Negarse a permitir que la empresa o grupo tenga la oportunidad de exhibir o celebrar reuniones u otros eventos en instalaciones para reuniones controladas por IAAPA en el año en curso o en un número específico de años futuros.
- Si se determina que una empresa contrató espacio con la instalación directamente, fuera del proceso de aprobación de IAAPA, el contrato preexistente con cada instalación faculta a esa instalación a cerrar el evento sin previo aviso.