Como hospedar um evento de feriado de sucesso em 2021
A temporada de férias está se aproximando rapidamente e, como as medidas de segurança contra pandemia ainda estão em vigor em muitas atrações, os planos de eventos provavelmente serão um pouco diferentes este ano. Mas com algum planejamento e criatividade, ainda é possível planejar um evento festivo. Veja como alguns planejadores de eventos e operadores de atrações estão abordando essas comemorações.
Capacidades mais baixas
Muitos locais estão hospedando eventos menores para permitir o distanciamento social. No Novium Museum em Chichester, Inglaterra, Reino Unido, os eventos e a participação no museu são geralmente limitados a cerca de 50% da capacidade normal, mas isso pode mudar com o passar do ano.
“Se as coisas parecem que estão melhorando, então vamos tentar reduzir as restrições e aumentar os números”, disse Portia Tremlett, oficial de engajamento do programa público no Museu Novium.
Sparkle Clark, proprietária da Pink Bliss Events, um serviço de planejamento de eventos e festas com sede em San Pedro, Califórnia, Estados Unidos, percebeu que muitas das atrações com as quais ela trabalha diminuíram a capacidade de eventos de 50 para 25. Isso pode ter a vantagem de fazer um evento parecer mais íntimo ou exclusivo. No entanto, pode significar que os hóspedes devem RSVP ou comprar um bilhete com antecedência. Felizmente, após meses de atrações fechadas e requisitos de reserva, menos pessoas esperam poder comprar um bilhete sem aviso prévio. No entanto, isso ainda deve ser claramente comunicado nos materiais de marketing.
Espaços maiores ou ao ar livre
As atrações com espaços ao ar livre têm uma vantagem no planejamento de eventos, pois podem movimentar as festividades para fora, dependendo do clima. Em climas mais frios, os aquecedores externos podem ajudar a estender a temporada para espaços como pátios, terraços e jardins.
Os operadores também estão capitalizando em quaisquer grandes espaços abertos que possuem para eventos. O Hall da Fama do Futebol Americano Universitário Chick-fil-A em Atlanta tem 95,000 pés quadrados, e grande parte do espaço é aberto em três andares.
“Parece muito aberto”, disse a CEO Kimberly Beaudin. “Há muito espaço para distanciamento social. Você não está em cima de ninguém. ”
O Hall da Fama do Futebol Americano Universitário Chick-fil-A hospeda o “Gameday Tailgates” aos sábados no outono. Há eventos de curiosidades, assim como DJs, e quatro jogos são exibidos ao mesmo tempo. Perto do Halloween, o “Field of Screams”, ideal para famílias, apresenta manequins de combate feitos para se parecerem com fantasmas, prêmios e atividades para crianças. Este ano, Beaudin antecipou um "Dia da Rivalidade" festivo extra no sábado após a Black Friday, já que muitos times rivais não se enfrentaram no ano passado. Artefatos de rivalidades famosas do futebol serão exibidos e os convidados serão incentivados a vestir as camisetas de seus times com orgulho - mesmo (ou especialmente quando) esse time compete com um membro da família. Além disso, antes do Natal, o salão também será decorado para as festividades “Deck the Hall” do local.
À medida que o Museu Novium muda sua série de palestras do virtual para o presencial, sua equipe também pensa no tamanho de cada espaço. Por exemplo, o museu optou por receber palestras em uma antiga capela do convento que administra, chamada Guildhall, porque é maior e permite mais espaço entre as pessoas. Em meados de setembro, os eventos de dezembro ainda não foram anunciados, mas Tremlett diz que o Pai Natal já está agendado para algumas das festividades. Os eventos que antecedem dezembro incluem uma festa do pijama com tema espacial, um workshop de terapia artística e um evento com um historiador local que se relaciona a uma exposição sobre o mercado de gado.
Protocolos de segurança intensificados
Como muitos locais, o Hall da Fama do Futebol Americano Universitário Chick-fil-A continua a exigir que os funcionários e visitantes usem máscaras. Embora essa regra seja relaxada quando os convidados gravam um vídeo do dia do jogo, já que há muito espaço para a distância social, acrescenta Beaudin. O local também possui estações de desinfecção, para que os hóspedes possam higienizar as mãos antes de tocar em bolas de futebol ou outras superfícies. Ele também oferece estiletes de marca para os hóspedes que não querem usar os dedos em telas sensíveis ao toque.
Comunicar as expectativas dos hóspedes - como usar uma máscara ou limitar o número de pessoas em um elevador - é fundamental. Também pode ser útil para os hóspedes saber quais protocolos de segurança são aplicados internamente, como atualização dos sistemas de ventilação ou exigir que a equipe use máscaras. Freqüentemente, isso assume a forma de um e-mail enviado com antecedência, mas placas em todo o espaço podem ajudar a reforçar as instruções. Esses protocolos também devem ser comunicados a todos os planejadores de eventos que trabalham com o local.
Alimentos Embalados Individualmente
Por motivos de segurança, a pandemia significou menos bufês e mais alimentos embalados individualmente. Na maioria dos locais com os quais Clark trabalha, “tudo foi embalado individualmente ou colocado em sacolas individuais para os convidados”.
O Novium fechou seu café durante a pandemia, então a comida será limitada em seus eventos. No entanto, Tremlett aponta que o museu tem vários cafés a uma curta distância. Para a próxima festa do pijama com tema espacial, os participantes são convidados a jantar com antecedência, mas o museu fornecerá um lanche noturno e café da manhã na manhã seguinte.
O Chick-fil-A College Football Hall distribuirá sacolas de doces ou travessuras pré-embaladas em seu evento de Halloween e bengalas de doces embaladas individualmente durante o "Deck the Hall".
Todos esses ajustes permitem que as atrações ainda produzam eventos memoráveis, priorizando a segurança dos funcionários e hóspedes.