Eventi accessori e satelliti
IAAPA riconosce che gli espositori di IAAPA Expo Asia hanno crescenti esigenze di spazio e tempo per ospitare riunioni ausiliarie e satellitari. Solo gli espositori e gli sponsor Platinum non espositori sono autorizzati a organizzare riunioni ospitate dagli espositori che non competono o sono in conflitto con la conferenza ufficiale e la fiera tenutasi durante IAAPA Expo Asia 2024, 27-30 maggio.
L'IAAPA richiede che tutte le organizzazioni che desiderano svolgere una funzione siano contattate [email protected] per il permesso. Per i dettagli vedere quanto segue.
Tipi di eventi
Eventi accessori e definiti come eventi non sponsorizzati dall'IAAPA tenuti durante le date ufficiali dell'IAAPA Expo Asia (27-30 maggio 2024) a cui possono partecipare espositori e partecipanti. Questi includono, ma non sono limitati a:
- Riunioni di espositori, partecipanti, associazioni o altri comitati/gruppi di lavoro non IAAPA comprese le riunioni del consiglio. È vietato programmare un incontro per ospitare una sessione educativa, una dimostrazione di prodotti o eventi sociali/ospitali durante l'orario di Expo. Gli incontri possono essere condotti su base limitata durante gli orari dell'Expo, ma potrebbero non includere opzioni di ristorazione.
- Eventi sociali inclusi ricevimenti, cene, eventi alumni, riunioni e gruppi di specialità o altra ospitalità in cui non è presentato un programma educativo/scientifico. Questi possono essere limitati a orari che non sono in conflitto con gli orari degli spettacoli dell'Expo o con i festeggiamenti IAAPA del giovedì sera.
- Eventi satellite sono eventi non IAAPA programmati per svolgersi in date che cadono tre giorni prima o tre giorni dopo le date ufficiali della riunione IAAPA Expo.
Orari degli eventi
Lo spazio per eventi può essere prenotato per (1) giorni di 8 ore o (2) giorni di 4 ore a seconda della natura dell'evento come indicato sopra. Gli orari degli eventi non possono competere con gli eventi speciali programmati IAAPA.
Aziende commerciali/espositrici
Uno dei vantaggi per le aziende commerciali che espongono a IAAPA Expo Asia è l'opportunità di ospitare eventi collaterali durante l'Expo. Alle società commerciali non espositrici è vietato pubblicizzare, sollecitare o contattare in altro modo i partecipanti alle riunioni IAAPA nello spazio ufficiale delle riunioni IAAPA o negli hotel per riunioni IAAPA. IAAPA non rilascerà né assegnerà alcuno spazio per riunioni a società commerciali che non abbiano già contratto come espositore ufficiale IAAPA Expo Asia.
Coordinamento eventi presso centri congressi/hotel
I richiedenti sono responsabili di prendere tutti gli accordi direttamente con la sede una volta che lo spazio è stato approvato da IAAPA. I richiedenti sono responsabili della fornitura della segnaletica, inclusa l'installazione e la rimozione prima e dopo l'evento. La segnaletica è consentita solo all'interno e attorno allo spazio assegnato alla riunione e deve essere posizionata a terra/autoportante.
Si prega di notare che l'hotel/centro congressi potrebbe addebitare un costo per l'uso della sala riunioni. L'affitto della camera può essere negoziato tra il richiedente e l'hotel/centro congressi (previa approvazione). Ciascuna funzione sarà gestita individualmente e verrà stipulato un contratto separato. Tutte le tariffe per l'affitto della sala riunioni, il cibo e le bevande, il noleggio di attrezzature audiovisive e altri servizi sono a carico del richiedente. I richiedenti dovrebbero studiare attentamente i contratti di funzione prima di firmarli, prestando particolare attenzione alle clausole di cancellazione. In caso di annullamento della funzione, al richiedente potrebbe essere richiesto di pagare una commissione per il mancato guadagno.
Cancellazione
Qualsiasi espositore che annulla il proprio spazio presso lo stand o non si presenta a IAAPA Expo Asia, vedrà automaticamente annullato il proprio spazio per riunioni senza alcun rimborso per l'espositore.
Politica di adattamento
Si prega di notare che mentre gli eventi e le esposizioni IAAPA sono aperti a tutto il personale del settore, a qualsiasi partecipante o espositore che si osserva sollecitare affari, inclusa la distribuzione di materiale promozionale nei corridoi o in altri spazi pubblici o nello stand di un'altra azienda, verrà chiesto di restituire il proprio badge e di lasciare immediatamente lo spazio espositivo. Ai partecipanti non espositori è vietato promuovere i propri servizi aziendali durante lo spettacolo, anche sui social media. I trasgressori possono essere allontanati dai locali, vedersi revocare il badge e/o impedire loro di partecipare a futuri eventi IAAPA. IAAPA chiede di segnalare immediatamente eventuali violazioni osservate alla direzione dello spettacolo. La gestione dello spettacolo è disponibile presso l'IAAPA Member Central, la registrazione o l'ufficio spettacoli/operazioni o contattando [email protected].
Politica di fuoribordo
L'outboarding è definito come eventi di marketing, vendita e ospitalità condotti da espositori e altri che sfruttano la presenza di acquirenti e/o venditori che partecipano allo spettacolo originale senza prima avvisare l'organizzatore originale dello spettacolo e concludere un accordo a vantaggio di entrambe le parti. Questa pratica è considerata non etica ed è condannata da IAAPA. Include pratiche come "coda di cappotto", "piggy-backing", co-location di eventi ed eventi di ospitalità su larga scala, in particolare durante gli orari degli spettacoli.
Violazione delle linee guida
Il mancato rispetto delle Linee guida può comportare una o tutte le seguenti azioni da parte di IAAPA:
- Vietato partecipare come Espositore a una futura IAAPA Expo.
- Cancellazione dell'Evento Ancillare o Satellite.
- Perdita dell'anzianità espositore e/o sanzione pecuniaria.
- Rifiuto di consentire alla società o al gruppo l'opportunità di esporre o tenere riunioni o altri eventi in strutture per riunioni controllate dall'IAAPA nell'anno in corso o in un numero specificato di anni futuri.
- Se viene stabilito che una società ha stipulato un contratto per lo spazio direttamente con la struttura, al di fuori del processo di approvazione IAAPA, il contratto preesistente con ciascuna struttura autorizza tale struttura a chiudere l'evento senza preavviso.