Come ospitare un evento festivo di successo nel 2021
La stagione delle vacanze si sta avvicinando rapidamente e, poiché le misure di sicurezza contro la pandemia sono ancora in vigore in molte attrazioni, è probabile che i piani degli eventi sembrino un po' diversi quest'anno. Ma con un po' di pianificazione e creatività, è ancora possibile pianificare un evento festivo. Ecco uno sguardo a come alcuni organizzatori di eventi e operatori di attrazioni si stanno avvicinando a queste celebrazioni.
Capacità inferiori
Molte sedi ospitano eventi più piccoli per consentire il distanziamento sociale. Al Novium Museum di Chichester, in Inghilterra, Regno Unito, gli eventi e la partecipazione ai musei sono generalmente limitati a circa il 50% della normale capacità, ma ciò potrebbe cambiare con il passare dell'anno.
"Se le cose sembrano migliorare molto, allora cercheremo di ridurre le restrizioni e aumentare i numeri", afferma Portia Tremlett, responsabile del coinvolgimento del programma pubblico presso il Museo Novium.
Sparkle Clark, proprietaria di Pink Bliss Events, un servizio di organizzazione di eventi e feste con sede a San Pedro, California, Stati Uniti, ha notato che molte delle attrazioni con cui lavora hanno una capacità di eventi ridotta da 50 a 25 persone. Questo può avere il vantaggio di rendere un evento più intimo o esclusivo. Tuttavia, può significare che gli ospiti devono RSVP o acquistare un biglietto in anticipo. Fortunatamente, dopo mesi di chiusura delle attrazioni e requisiti di prenotazione, meno persone si aspettano di poter acquistare un biglietto walk-up. Tuttavia, questo dovrebbe essere comunicato chiaramente nei materiali di marketing.
Spazi più grandi o all'aperto
Le attrazioni con spazi all'aperto hanno un vantaggio quando si tratta di pianificare eventi perché possono spostare i festeggiamenti all'esterno, a seconda del tempo. Nei climi più freddi, i riscaldatori esterni possono aiutare a prolungare la stagione per spazi come cortili, terrazze e giardini.
Gli operatori stanno anche capitalizzando su tutti i grandi spazi aperti che hanno per gli eventi. La Chick-fil-A College Football Hall of Fame di Atlanta ha 95,000 piedi quadrati e gran parte dello spazio è aperto su tre piani.
"Sembra molto aperto", afferma il CEO Kimberly Beaudin. “C'è molto spazio per il distanziamento sociale. Non sei al di sopra di nessuno".
La Chick-fil-A College Football Hall of Fame ospita "Gameday Tailgates" il sabato in autunno. Ci sono eventi trivia, oltre a DJ e quattro giochi vengono proiettati contemporaneamente. Intorno ad Halloween, il "Field of Screams" per famiglie presenta manichini che affrontano fatti per assomigliare a fantasmi, premi e attività a misura di bambino. Quest'anno, Beaudin prevede un "Rivalry Day" extra festivo il sabato dopo il Black Friday poiché molte squadre rivali non si sono affrontate l'anno scorso. Verranno mostrati manufatti di famose rivalità calcistiche e gli ospiti saranno incoraggiati a indossare le maglie della propria squadra con orgoglio, anche (o soprattutto quando) quella squadra compete con la squadra di un membro della famiglia. Non solo, ma in vista del Natale, la sala sarà anche decorata per i festeggiamenti "Deck the Hall" del locale.
Mentre il Novium Museum sposta la sua serie di conferenze da virtuale a di persona, il suo staff sta anche pensando alle dimensioni di ogni spazio. Ad esempio, il museo ha scelto di ospitare le lezioni in una vecchia cappella del convento che gestisce, chiamata Guildhall perché è più grande e consente più spazio tra le persone. A metà settembre, gli eventi di dicembre non sono ancora stati annunciati, ma Tremlett afferma che Babbo Natale è già prenotato per alcune festività. Gli eventi fino a dicembre includono un pigiama party a tema spaziale, un laboratorio di terapia artistica e un evento con uno storico locale che si collega a una mostra sul mercato del bestiame.
Protocolli di sicurezza potenziati
Come molti luoghi, la Chick-fil-A College Football Hall of Fame continua a richiedere al personale e ai visitatori di indossare maschere. Anche se questa regola è allentata quando gli ospiti registrano un video della giornata di gioco, poiché c'è molto spazio per la distanza sociale, aggiunge Beaudin. Il locale dispone anche di postazioni igienizzanti, così gli ospiti possono igienizzare le mani prima di toccare i palloni da calcio o altre superfici. Offre anche stilo di marca per gli ospiti che non vogliono usare le dita sui touch screen.
Comunicare le aspettative degli ospiti, ad esempio indossare una maschera o limitare il numero di persone in ascensore, è fondamentale. Può anche essere utile per gli ospiti sapere quali protocolli di sicurezza sono applicati internamente, come l'aggiornamento dei sistemi di ventilazione o la richiesta al personale di indossare maschere. Spesso, questo prende la forma di un'e-mail inviata in anticipo, ma i segni in tutto lo spazio possono aiutare a rafforzare le istruzioni. Questi protocolli dovrebbero essere comunicati anche a tutti gli organizzatori di eventi che lavorano con la sede.
Cibo confezionato singolarmente
Per motivi di sicurezza, la pandemia ha significato meno buffet e più cibi confezionati singolarmente. Nella maggior parte dei luoghi in cui lavora Clark, "tutto è stato confezionato singolarmente o messo in sacchetti individuali per gli ospiti".
Il Novium ha chiuso il suo caffè durante la pandemia, quindi il cibo sarà limitato ai suoi eventi. Tuttavia, Tremlett sottolinea che il museo ha diversi caffè raggiungibili a piedi. Per il prossimo pigiama party a tema spaziale, ai partecipanti viene chiesto di cenare in anticipo, ma il museo fornirà uno spuntino serale e la colazione la mattina successiva.
Il Chick-fil-A College Football Hall distribuirà borse preconfezionate dolcetto o scherzetto durante il suo evento di Halloween e bastoncini di zucchero confezionati singolarmente durante "Deck the Hall".
Tutte queste modifiche consentono alle attrazioni di produrre ancora eventi memorabili dando priorità alla sicurezza dei dipendenti e degli ospiti.
