Contenimento delle spese
Rispettare il budget è sempre importante, e mai più di adesso, poiché le attrazioni compensano mesi di chiusure o capacità ridotta. Allo stesso tempo, questo è un settore incentrato sull'abbagliamento degli ospiti, cosa difficile da ottenere riducendo le spese. Quindi, come fanno le attrazioni a bilanciare la necessità apparentemente paradossale di contenere le spese senza eliminare il fattore "wow"? Ecco alcuni suggerimenti per ridurre i costi e stimolare il pensiero creativo durante la strategia per il prossimo grande evento speciale.
Non lesinare sulla pianificazione
Prenditi il tempo per ricercare a fondo il pubblico target degli ospiti e per sviluppare un tema chiaro. Ciò contribuirà a evitare di finire tra le erbacce con un evento che diventa un costoso miscuglio di elementi discordanti. Fornirà inoltre visibilità sui costi e manterrà il budget in linea.
"Costruisci gli elementi del tuo programma dall'inizio. Quindi collabora con partner e fornitori che possono fornire prezzi anticipati e produrre entro i limiti di budget preimpostati ", consiglia Hunter Haas, direttore dell'account di gruppo presso l'Agenzia EA, un'agenzia di brand experience ed eventi speciali.
Le informazioni avanzate sul pubblico di destinazione degli ospiti consentono alle attrazioni di attingere a ciò che è più probabile che le impressioni ed ecciti. Per alcuni ospiti, osserva Haas, questo potrebbe essere l'intrattenimento e l'arredamento, mentre altri sono più curiosi del contenuto di un evento. "Ricorda di non trattare tutti allo stesso modo, perché creare un programma per una persona può essere un investimento sprecato per qualcun altro", dice.
Ottieni sperimentale con spese variabili
Haas sottolinea che alcuni elementi di eventi speciali sono più variabili, tra cui fiori e decorazioni, talento e intrattenimento, cibo e bevande (F&B), elementi audiovisivi e tecnologia. "Questi possono essere personalizzati in base ai parametri, all'ambito e alle dimensioni dell'evento", aggiunge.
L'Agenzia AE raccomanda una serie di modi pratici per ridurre alcuni di questi costi variabili, tra cui:
- Sfruttare l'arredamento degli eventi passati in un modo nuovo
- Serve cibo e bevande stagionali
- Approvvigionamento di talenti locali, riducendo in effetti i costi di backline e massimizzando la spesa per l'intrattenimento
- Palchi di transizione con illuminazione e pezzi scenici mobili per evitare di costruire nuovi palchi
Ospita un evento speciale di un'altra organizzazione
Fungere da sito ospitante per eventi speciali organizzati da altri gruppi potrebbe aiutare a svegliare una data altrimenti più morbida, come il fine settimana del Labor Day può essere in alcune regioni degli Stati Uniti. Quassy Amusement & Waterpark a Middlebury, Connecticut, ha riscontrato un enorme successo con questa strategia ospitando una competizione di danza irlandese di due giorni per bambini, nota anche come "feis", ogni fine settimana del Labor Day, una festa negli Stati Uniti celebrata il primo lunedì di settembre .
L'evento è sanzionato dalla World Irish Dance Association e richiama da 600 a 700 concorrenti e le loro famiglie. Il parco rinuncia all'ammissione, ma durante e dopo i loro spettacoli di danza, gli ospiti acquistano cibo, bevande e biglietti per il parco acquatico.
"Come sito host, non abbiamo costi iniziali", afferma Ron Gustafson, direttore del marketing e delle pubbliche relazioni presso Quassy Amusement & Waterpark.
La collaborazione con un'altra organizzazione rappresenta un'opportunità per sfruttare i reciproci punti di forza per combinare ed espandere il potere di marketing necessario per promuovere l'evento.
Ad esempio, un'organizzazione potrebbe disporre di risorse creative qualificate, come il copywriting e la progettazione grafica, mentre l'altro partner potrebbe avere un elenco di e-mail considerevole. Unire le forze può portare alla creazione di campagne email esplosive che attirano l'attenzione e di impatto.
Metti le PR al lavoro
Promuovere un evento speciale è un must, ma costosi annunci pubblicitari e campagne di marketing digitale non sono le uniche strade per spargere la voce su un evento speciale. Le pubbliche relazioni tradizionali (PR) sono ancora vive e vegete e funzionano.
Coltiva un elenco mirato di media regionali (trasmissione, stampa e online) che hanno maggiori probabilità di essere interessati ad avvisare il proprio pubblico di un evento imminente presso l'attrazione. In genere, questo include giornalisti che si occupano di famiglia, intrattenimento e viaggi. Se il cibo sarà un momento speciale, come lo è per gli eventi che celebrano l'Oktoberfest, i giornalisti di cibo e bevande sono importanti da includere nella sensibilizzazione delle pubbliche relazioni.
Un modo per attirare più giornalisti interessati a coprire un evento speciale è se ha uno scopo di beneficenza. Prendi in considerazione la possibilità di donare parte dei proventi a una causa locale o di organizzare un evento speciale con un'organizzazione no profit. Gli sponsor aziendali sono un'altra strada per la condivisione dei costi.
Non trascurare gli influencer online
I social media a pagamento sono ora una spesa di marketing necessaria per promuovere eventi speciali e stagioni regolari, ma anche una comunità online di "super fan" può aiutare a spargere la voce. Molti blogger locali e regionali hanno influenza e convincerli a parlare di eventi speciali può aumentare significativamente la partecipazione. Ma ci vuole un po 'di tempo per trasformare questi influencer in ambasciatori online.
Il Silverwood Theme Park ad Athol, Idaho, ha un intero battaglione di devoti ospiti che, in cambio di scrivere una mezza dozzina di post sul blog all'anno, ricevono vantaggi come abbonamenti stagionali, biglietti extra da regalare e cibo complementare.
“Adorano il parco e sono entusiasti di scrivere per noi sul nostro blog. E insegniamo loro il settore. Poiché hanno una forte attrazione nella loro comunità, le persone che leggono i loro post visitano il nostro sito Web per acquistare i biglietti ", afferma Jordan Carter, direttore del marketing presso Silverwood Theme Park. "Abbiamo un tasso di conversione dell'11% per qualcosa che in realtà non richiede denaro dal nostro budget."
Alla California Academy of Sciences, un museo di storia naturale e un'organizzazione di ricerca a San Francisco, invitare gli influencer di Instagram a eventi speciali ha un senso particolare data la natura visiva del museo. Laurel Allen, l'impegno digitale senior del museo e responsabile della comunità, osserva che gli invitati sono un mix. Alcuni hanno un seguito più elevato di altri, ma tutti hanno passione e possono coinvolgere il proprio pubblico.
"Quello che cerchiamo sempre, sia che lavoriamo con persone di arte, musica, moda o altri mondi, è una mente curiosa, qualcuno che sarà sinceramente affascinato da ciò che abbiamo da offrire", dice.
Allen aggiunge che gli influencer sono incoraggiati a portare un ospite, il che aumenta il numero di foto scattate. Questo, a sua volta, può ampliare l'esposizione del tuo evento, preparandolo per il successo futuro se l'evento speciale si terrà di nuovo.
Stefania Janard è un collaboratore di vecchia data di Funworld. Può essere raggiunta a [email protected].