Procédures d'examen des plaintes relatives au code de conduite

Soumission de plainte

Quiconque estime qu'un membre de l'IAAPA a enfreint le code de conduite de l'IAAPA peut soumettre une plainte écrite («plainte») à l'IAAPA. Les plaintes doivent être soumises au siège de l'IAAPA, en utilisant le formulaire de plainte du code de conduite. Une plainte doit être raisonnable et objective et doit être étayée par des faits et des documents spécifiques qui montrent une possible violation d'une ou plusieurs caractéristiques spécifiques du code de conduite. La personne qui soumet la plainte est le «plaignant» et la personne contre qui la plainte est alléguée est le «défendeur». 
Toute plainte appropriée, soumise conformément aux instructions, sera ensuite transmise au comité de gouvernance de l'IAAPA pour examen. 

Examen des plaintes

Le comité de gouvernance déterminera si la plainte est fondée à première vue. Si le comité détermine que la plainte ne contient pas suffisamment d'informations pour que le comité puisse déterminer si la plainte est fondée à première vue, le comité peut alors demander au plaignant de fournir des informations supplémentaires et / ou le comité peut compléter la plainte avec des informations selon lesquelles il se développe grâce à sa propre enquête. Si une plainte est jugée par le comité inadéquate à quelque égard que ce soit, y compris, mais sans s'y limiter, une information inadéquate ou une violation alléguée insignifiante ou sans conséquence du code de conduite, le comité peut rejeter la plainte avec un avis écrit au plaignant. Pour évaluer une plainte, le comité peut utiliser les ressources du personnel exécutif de l'IAAPA.

Le comité n'examinera aucune plainte considérée comme une tentative par une entreprise ou un individu d'obtenir un avantage concurrentiel. De plus, l'IAAPA n'autorise aucune rétorsion de quelque nature que ce soit contre des individus pour des plaintes de bonne foi concernant des violations potentielles du Code. Tout membre qui exerce des représailles contre un autre membre pour avoir signalé des violations connues ou présumées du Code peut être considéré comme une violation du Code en vertu des représailles.

Avant d'entamer un examen, le défendeur recevra un avis de plainte et la possibilité de répondre par écrit dans les 30 jours suivant la réception de l'avis. Le comité peut également, à sa discrétion, inviter l'intimé à s'adresser au comité sur la plainte, y compris par conférence téléphonique. Un tel appel sera bref et non juridique, aucun avocat ne s'adressant au comité au nom de l'intimé, aucun mémoire juridique et aucun témoin. Si un intimé ne répond pas à l'avis dans le délai imparti ou refuse d'accepter la remise des avis de l'IAAPA malgré les efforts raisonnables de l'IAAPA, les allégations contre l'intimé dans la plainte peuvent être considérées comme des faits. Des copies de toutes les soumissions du plaignant ou du défendeur doivent être fournies à toutes les parties.   

Le fardeau de prouver les allégations dans une plainte incombe au plaignant, qui doit fournir des preuves claires et convaincantes qu'un membre de l'IAAPA a violé le code de conduite. Bien que le comité de gouvernance puisse demander des informations supplémentaires, il n'est pas du devoir du comité de gouvernance ou de tout autre représentant de l'IAAPA de trouver des preuves en dehors du cas présenté par le plaignant.   

Le comité de gouvernance se réunira en session exécutive pour statuer sur la plainte. Le comité de gouvernance décidera, sur la seule base des preuves présentées, si l'intimé a commis une violation du code de conduite. Le comité de gouvernance prépare une décision écrite concise énonçant ses conclusions et la base de ses décisions. Si une violation est constatée, la décision imposera également des sanctions.  

Si le comité de gouvernance recommande que l'intimé soit expulsé du statut de membre de l'IAAPA, le comité de gouvernance doit présenter la plainte, les preuves et les motifs d'expulsion du comité de gouvernance au conseil d'administration, et le conseil d'administration rendra sa décision. L'expulsion d'un membre de l'IAAPA est décrite dans le règlement 3.02 Révocation d'un membre. Toutes les autres actions sont à la discrétion du comité de gouvernance. 

La décision finale du comité de gouvernance (ou en cas d'exclusion des membres, le conseil d'administration), y compris toute sanction spécifiée, doit être envoyée au défendeur et au plaignant dans les 10 jours suivant sa publication.  
Les sanctions 
L'éventail des sanctions potentielles pour violation du Code de conduite de l'IAAPA est le suivant:

• Lettre de réprimande avec copie à placer dans le dossier du membre.
• Suspension ou expulsion du parrainage avec l'IAAPA.
• Suspension ou expulsion de la publicité avec IAAPA.
• Suspension ou expulsion de la participation à des expositions, conférences et / ou salons professionnels de l'IAAPA.
• Suspension ou expulsion de l'exposition aux expositions, conférences et / ou salons professionnels de l'IAAPA.
• Suspension de l'adhésion à l'IAAPA. 
• Expulsion de l'adhésion à l'IAAPA pour une durée (jusqu'à une durée permanente) déterminée par le conseil d'administration de l'IAAPA. 

Seules les sanctions décrites ci-dessus peuvent être imposées à un membre de l'IAAPA pour violation du Code de conduite, et aucune sanction supplémentaire ne peut être ajoutée. La décision finale écrite du comité de gouvernance ou du conseil d'administration doit clairement articuler les sanctions imposées pour toute violation constatée, y compris la période pour toute suspension ou expulsion spécifiée.

Appel

L'intimé a le droit de faire appel d'une décision rendue par le comité de gouvernance ou, dans le cas d'une expulsion de membre, le conseil d'administration. Un appel doit être soumis au siège de l'IAAPA, dans les 30 jours suivant la réception de l'avis de décision. L'appel doit être soumis sur le formulaire d'appel applicable, fourni par l'IAAPA, et doit inclure une déclaration expliquant pourquoi l'appel doit être considéré.  

Les appels doivent être examinés par le conseil d'administration, sauf que, dans le cas d'un appel d'une décision d'exclusion des membres prise par le conseil d'administration, le conseil doit convoquer un comité d'examen ad hoc désintéressé composé de trois anciens membres du conseil pour examiner l'appel.

Ni le plaignant ni le défendeur ne peuvent être présents à une session de révision des appels et ne peuvent soumettre aucune information supplémentaire à l'appui ou contre la plainte, autre que celle qui a été soumise pour la révision initiale.  

Lors de l'examen d'un appel, le conseil d'administration ou le comité d'appel, selon le cas, prendra une décision pour: (i) confirmer la décision initiale; (ii) modifier la décision initiale, y compris en instituant des sanctions alternatives; ou (iii) annuler la décision initiale et renvoyer la plainte pour un nouvel examen. Le conseil ou le comité d'appel rendra une décision concise et écrite, qui sera envoyée à toutes les parties et ne pourra faire l'objet d'un appel.  

Proceedings

Un avocat représentant l'IAAPA peut être présent et offrir des conseils pour toutes les délibérations envisagées dans le cadre de ces procédures. 

Le vote à la majorité s'applique à toutes les mesures prises par le comité de gouvernance, le conseil d'administration ou un comité d'appel.

Aucune personne membre du comité de gouvernance, du conseil d'administration ou d'un comité d'appel ne participera à des délibérations ou à des décisions concernant le code de conduite lorsque la personne a une relation familiale, professionnelle ou personnelle / sociale importante ou passée avec le plaignant ou le défendeur sur la base des informations divulguées par l'un ou l'autre.

Décisions finales

Toutes les décisions finales concernant les violations du Code de conduite doivent être conservées dans le dossier du membre concerné auprès de l'IAAPA pendant une période de cinq ans et peuvent être examinées et prises en compte dans le cadre de toute plainte ultérieure déposée contre ce membre pendant cette période. 

Démission d'un membre

Si un membre de l'IAAPA démissionne avant qu'une décision ne soit rendue sur une plainte contre le membre, le processus d'examen de la plainte sera suspendu. Si le membre de l'IAAPA tente de rejoindre l'IAAPA à tout moment par la suite, le comité de gouvernance de l'IAAPA peut choisir de rouvrir et de traiter la plainte.

REMARQUE: L'IAAPA n'est pas en mesure de surveiller les différends avec les membres et ne prétend représenter aucune des parties. Ce qui précède n'est pas une procédure judiciaire. Cependant, tout document fourni à l'IAAPA peut être assigné à comparaître par un tribunal.