Comment organiser un événement de vacances réussi en 2021
La saison des vacances approche à grands pas, et comme des mesures de sécurité en cas de pandémie sont toujours en place dans de nombreuses attractions, les plans des événements seront probablement un peu différents cette année. Mais avec un peu de planification et de créativité, il est toujours possible de planifier un événement festif. Voici un aperçu de la façon dont certains organisateurs d'événements et opérateurs d'attractions abordent ces célébrations.
Capacités inférieures
De nombreux sites organisent des événements plus petits pour permettre une distanciation sociale. Au Novium Museum de Chichester, Angleterre, Royaume-Uni, les événements et la fréquentation du musée sont généralement plafonnés à environ 50 % de la capacité normale, mais cela peut changer au fil de l'année.
« Si les choses semblent s'améliorer beaucoup, nous envisagerons de réduire les restrictions et d'augmenter le nombre », déclare Portia Tremlett, responsable de l'engagement des programmes publics au Novium Museum.
Sparkle Clark, propriétaire de Pink Bliss Events, un service de planification d'événements et de fêtes basé à San Pedro, en Californie, aux États-Unis, a remarqué que de nombreuses attractions avec lesquelles elle travaille ont des capacités d'événement réduites de 50 à 25 personnes. Cela peut avoir l'avantage de rendre un événement plus intime ou exclusif. Cependant, cela peut signifier que les invités doivent confirmer leur présence ou acheter un billet à l'avance. Heureusement, après des mois d'attractions fermées et d'exigences de réservation, moins de gens s'attendent à pouvoir acheter un billet sans rendez-vous. Cependant, cela devrait toujours être clairement communiqué dans les documents de marketing.
Espaces plus grands ou extérieurs
Les attractions avec des espaces extérieurs ont un avantage lorsqu'il s'agit de planifier des événements car elles peuvent déplacer les festivités à l'extérieur, en fonction de la météo. Dans les climats plus frais, les radiateurs extérieurs peuvent aider à prolonger la saison pour des espaces tels que les patios, les terrasses et les jardins.
Les opérateurs capitalisent également sur les grands espaces ouverts dont ils disposent pour les événements. Le Chick-fil-A College Football Hall of Fame à Atlanta a 95,000 XNUMX pieds carrés, et une grande partie de l'espace est ouverte sur trois étages.
"C'est très ouvert", a déclaré la PDG Kimberly Beaudin. « Il y a beaucoup de place pour la distanciation sociale. Vous n'êtes au-dessus de personne.
Le Temple de la renommée du football universitaire Chick-fil-A accueille les « Gameday Tailgates » les samedis de l'automne. Il y a des événements-questionnaires, ainsi que des DJ, et quatre jeux sont projetés à la fois. Autour d'Halloween, le « Field of Screams » familial propose des mannequins conçus pour ressembler à des fantômes, des prix et des activités adaptées aux enfants. Cette année, Beaudin prévoit un « Jour de la rivalité » extra festif le samedi suivant le Black Friday, car de nombreuses équipes rivales ne se sont pas affrontées l'année dernière. Des artefacts de rivalités de football célèbres seront exposés et les invités seront encouragés à porter leur maillot avec fierté, même (ou surtout lorsque) cette équipe est en compétition avec l'équipe d'un membre de la famille. Non seulement cela, mais avant Noël, la salle sera également décorée pour les festivités « Deck the Hall » sur le site.
Alors que le Novium Museum fait passer sa série de conférences du virtuel au présentiel, son personnel réfléchit également à la taille de chaque espace. Par exemple, le musée a choisi d'accueillir des conférences dans une ancienne chapelle du couvent qu'il gère appelée Guildhall car elle est plus grande et permet plus d'espace entre les personnes. À la mi-septembre, les événements de décembre n'avaient pas encore été annoncés, mais Tremlett dit que le Père Noël est déjà réservé pour certaines des festivités. Les événements précédant décembre comprennent une soirée pyjama sur le thème de l'espace, un atelier de thérapie par l'artiste et un événement avec un historien local qui se rattache à une exposition sur le marché aux bestiaux.
Protocoles de sécurité renforcés
Comme de nombreux sites, le Temple de la renommée du football universitaire Chick-fil-A continue d'exiger que le personnel et les visiteurs portent des masques. Bien que cette règle soit assouplie lorsque les invités enregistrent une vidéo le jour du match, car il y a beaucoup d'espace pour la distance sociale, ajoute Beaudin. Le site dispose également de stations de désinfection, afin que les clients puissent se désinfecter les mains avant de toucher des ballons de football ou d'autres surfaces. Il propose également des stylets de marque pour les clients qui ne souhaitent pas utiliser leurs doigts sur les écrans tactiles.
Communiquer les attentes des clients, comme le port d'un masque ou la limitation du nombre de personnes dans un ascenseur, est essentiel. Il peut également être utile pour les clients de savoir quels protocoles de sécurité sont appliqués en interne, tels que la mise à niveau des systèmes de ventilation ou l'obligation pour le personnel de porter des masques. Souvent, cela prend la forme d'un e-mail envoyé à l'avance, mais des panneaux dans tout l'espace peuvent aider à renforcer les instructions. Ces protocoles doivent également être communiqués à tous les organisateurs d'événements travaillant avec le site.
Aliments Emballés Individuellement
Pour des raisons de sécurité, la pandémie a signifié moins de buffets et plus d'aliments emballés individuellement. Dans la plupart des lieux avec lesquels Clark travaille, « tout a été emballé individuellement ou mis dans des sacs individuels pour les invités ».
Le Novium a fermé son café pendant la pandémie, la nourriture sera donc limitée lors de ses événements. Cependant, Tremlett souligne que le musée dispose de plusieurs cafés accessibles à pied. Pour la prochaine soirée pyjama sur le thème de l'espace, les participants sont priés de dîner à l'avance, mais le musée proposera une collation en soirée et un petit-déjeuner le lendemain matin.
La salle de football universitaire Chick-fil-A distribuera des sacs de bonbons préemballés lors de son événement d'Halloween et des cannes de bonbon emballées individuellement pendant « Deck the Hall ».
Tous ces ajustements permettent aux attractions de continuer à produire des événements mémorables tout en donnant la priorité à la sécurité des employés et des invités.