La maîtrise des coûts
Respecter le budget est toujours important, et jamais plus qu'aujourd'hui, car les attractions compensent des mois de fermetures ou de capacité réduite. En même temps, il s'agit d'une industrie qui consiste à éblouir les clients, ce qui est difficile à réaliser tout en réduisant les dépenses. Alors, comment les attractions équilibrent-elles le besoin apparemment paradoxal de réduire les dépenses sans supprimer le facteur «wow»? Voici quelques conseils pour réduire les coûts et susciter une réflexion créative lors de l'élaboration d'une stratégie pour le prochain grand événement spécial.
Ne lésinez pas sur la planification
Prenez le temps de faire des recherches approfondies sur les publics invités cibles et de développer un thème clair. Cela aidera à éviter d'entrer dans les mauvaises herbes avec un événement qui devient un méli-mélo coûteux d'éléments discordants. Il fournira également une visibilité sur les coûts et maintiendra le budget sur la bonne voie.
«Construisez vos éléments de programme dès le départ. Ensuite, travaillez avec des partenaires et des fournisseurs qui peuvent fournir des prix initiaux et produire dans les limites budgétaires prédéfinies », conseille Hunter Haas, directeur des comptes de groupe à Agency EA, une agence spécialisée dans l'expérience de la marque et les événements spéciaux.
Des informations avancées sur les publics invités cibles permettent aux attractions d'exploiter ce qui est le plus susceptible de les impressionner et de les exciter. Pour certains invités, note Haas, cela pourrait être le divertissement et la décoration, tandis que d'autres invités sont plus curieux du contenu d'un événement. «N'oubliez pas de ne pas traiter tout le monde de la même façon, car créer un programme pour une personne peut être un investissement gaspillé pour quelqu'un d'autre», dit-il.
Faites des expériences avec des dépenses variables
Haas souligne que certains éléments d'événements spéciaux sont plus variables, notamment les éléments floraux et décoratifs, les talents et les divertissements, la nourriture et les boissons (F&B), les éléments audiovisuels et la technologie. «Ceux-ci peuvent être personnalisés en fonction des paramètres, de la portée et de la taille de l'événement», ajoute-t-il.
L'Agence AE recommande un certain nombre de moyens pratiques de réduire certains de ces coûts variables, notamment:
- Tirer parti du décor des événements passés d'une nouvelle manière
- Au service de F & B de saison
- Recherche de talents locaux, réduisant ainsi les coûts de backline et maximisant les dépenses de divertissement
- Scènes de transition avec éclairage et pièces scéniques mobiles pour éviter de construire de nouvelles scènes
Organisez l'événement spécial d'une autre organisation
Servir de site hôte pour des événements spéciaux organisés par d'autres groupes pourrait aider à réveiller une date autrement plus douce, comme le week-end de la fête du Travail peut être dans certaines régions des États-Unis. Quassy Amusement & Waterpark à Middlebury, Connecticut, a rencontré un énorme succès avec cette stratégie en organisant un concours de danse irlandaise de deux jours pour enfants, également connu sous le nom de «feis», chaque week-end de la fête du Travail, jour férié aux États-Unis célébré le premier lundi de septembre .
L'événement est sanctionné par la World Irish Dance Association et attire 600 à 700 concurrents et leurs familles. Le parc renonce à leur admission, mais pendant et après leurs spots de danse, les invités achètent de la nourriture, des boissons et des billets pour le parc aquatique.
«En tant que site hôte, nous n'avons pas de frais initiaux», déclare Ron Gustafson, directeur du marketing et des relations publiques chez Quassy Amusement & Waterpark.
Le partenariat avec une autre organisation présente une opportunité de tirer parti des forces de chacun pour combiner et étendre le pouvoir marketing nécessaire pour promouvoir l'événement.
Par exemple, une organisation peut avoir des ressources créatives qualifiées, telles que la rédaction et la conception graphique, tandis que l'autre partenaire peut avoir une liste de diffusion importante. La combinaison des forces peut conduire à la création de campagnes de diffusion d'e-mails qui attirent l'attention et qui ont un impact.
Mettez les relations publiques au travail
La promotion d'un événement spécial est un must, mais les blitz publicitaires coûteux et les campagnes de marketing numérique ne sont pas les seuls moyens de faire connaître un événement spécial. Les relations publiques traditionnelles (RP) sont toujours bien vivantes et fonctionnent.
Créez une liste ciblée de médias régionaux (radiodiffusés, imprimés et en ligne) les plus susceptibles d'être intéressés à alerter leur public sur un événement à venir dans l'attraction. En règle générale, cela comprend les journalistes qui couvrent la famille, les divertissements et les voyages. Si la nourriture sera un moment fort, comme c'est le cas pour les événements célébrant l'Oktoberfest, il est important d'inclure les journalistes de la nourriture et des boissons dans la sensibilisation des relations publiques.
Une façon d'intéresser davantage de journalistes à couvrir un événement spécial est de savoir s'il a un but caritatif. Envisagez de donner une partie des profits à une cause locale ou de co-organiser un événement spécial avec une organisation à but non lucratif. Les entreprises commanditaires sont une autre avenue de partage des coûts.
Ne négligez pas les influenceurs en ligne
Les médias sociaux payants sont désormais une dépense marketing nécessaire pour promouvoir des événements spéciaux et des saisons régulières, mais une communauté en ligne de «super fans» peut également aider à faire passer le mot. De nombreux blogueurs locaux et régionaux ont de l'influence, et les amener à parler d'événements spéciaux peut considérablement augmenter la fréquentation. Mais il faut un certain temps pour transformer ces influenceurs en ambassadeurs en ligne.
Le parc à thème Silverwood à Athol, dans l'Idaho, compte tout un bataillon d'invités dévoués qui, en échange de la rédaction d'une demi-douzaine d'articles de blog par an, reçoivent des avantages tels que des abonnements de saison, des billets supplémentaires à offrir et de la nourriture complémentaire.
«Ils adorent le parc et sont ravis d'écrire pour nous sur notre blog. Et nous leur enseignons l'industrie. Parce qu'ils ont une forte attraction dans leur communauté, les personnes qui lisent leurs articles se rendent sur notre site Web pour acheter des billets », déclare Jordan Carter, directeur du marketing au Silverwood Theme Park. "Nous avons un taux de conversion de 11% pour quelque chose qui ne prend pas vraiment d'argent dans notre budget."
À la California Academy of Sciences, un musée d'histoire naturelle et un organisme de recherche à San Francisco, inviter des influenceurs Instagram à des événements spéciaux est particulièrement logique compte tenu de la nature visuelle du musée. Laurel Allen, responsable de l'engagement numérique et de la communauté du musée, note que les invités sont un mélange. Certains sont plus suivis que d'autres, mais tous ont de la passion et peuvent engager leur public.
«Ce que nous recherchons toujours - que nous travaillions avec des gens dans l'art, la musique, la mode ou d'autres mondes - c'est un esprit curieux, quelqu'un qui sera vraiment fasciné par ce que nous avons à offrir», dit-elle.
Allen ajoute que les influenceurs sont encouragés à amener un invité, ce qui augmente le nombre de photos prises. Ceci, à son tour, peut élargir la visibilité de votre événement, le préparant à un succès futur si l'événement spécial est à nouveau organisé.
Stéphanie Janard est un contributeur de longue date à Funworld. Elle peut être atteinte à [email protected].