Incluir políticas y procedimientos en un manual del empleado
Cuando el Acuario de Tennessee volvió a abrir al público en junio y su personal regresó, se necesitaron numerosas actualizaciones en el manual del empleado del acuario.
“Tuvimos que hacer muchos cambios debido a COVID-19, y estos cambios se enviaron individualmente, pero queríamos que todos recibieran todas las nuevas políticas a la vez”, dice Julie Piper, vicepresidenta y directora de recursos humanos.
Esas actualizaciones incluyeron agregar el plan de reapertura del acuario para 2020 y las prácticas de seguridad de COVID-19; plan de jubilación de los empleados; la Ley de Ayuda, Alivio y Seguridad Económica por el Coronavirus (CARES); el arreglo de gastos médicos flexibles (FSA); y la política de trabajo desde casa.
Dado que las atracciones están revisando manuales, manuales y procedimientos operativos estándar (SOP) para las nuevas políticas relacionadas con COVID-19, también podría ser el momento perfecto para revisar el resto del contenido.
El propósito de un manual
Un manual les da a los empleados una dirección clara de las reglas que deben seguir y lo que la compañía espera de ellos, dice Scott Behren, abogado de Behren Law Firm en Weston, Florida. El documento debe incluir procedimientos disciplinarios por incumplimiento, políticas de redes sociales, código de vestimenta y políticas de acoso e intimidación.
“El manual del empleado debe reflejar la cultura de su empresa y su marca, por lo que se refuerza y aumenta la aceptación de los empleados”, dice Charles Krugel, un abogado que se especializa en derecho laboral y laboral y asesoramiento de recursos humanos en Chicago.
Krugel también recomienda usar el nombre de la atracción en el manual, evitando la frase "la empresa", "la entidad" o "la organización". Cuanto más genérico es el documento, dice, menos gente acepta el manual o da crédito a las políticas del manual.
Qué incluir
Dependiendo de la atracción, lo que se debe abordar será diferente. Para el Acuario de Tennessee, Piper dice que el manual incluye la visión y la misión de la atracción, información sobre preempleo y empleo, políticas de compensación, beneficios, solicitudes de tiempo libre y licencia, requisitos de conducta en el lugar de trabajo, políticas de seguridad y protección, seguridad COVID-19. directrices y prácticas, POE generales y una lista de contactos.
Krugel recomienda a los propietarios y operadores que deseen redactar su primer manual que soliciten a su compañía de seguros, cámara de comercio o IAAPA una plantilla de manual (consulte la p. 55 para obtener más información).
¿Debería un abogado revisar su manual?
Piper dice que el Acuario de Tennessee quería asegurarse de que su lenguaje SOP fuera apropiado y legal; por lo tanto, el acuario contrató a un abogado para que examinara el manual. Aunque su manual nunca se ha utilizado en litigios, dice que es una gran referencia para asegurarse de que se sigan las políticas en todos los departamentos.
“Es una buena idea que un abogado revise su manual de políticas y procedimientos”, dice Krugel. "Él o ella pueden asegurarse de que no se infrinjan las leyes en el documento".
Por ejemplo, un manual podría incluir SOP que impida que los empleados hablen sobre sus salarios, dice Krugel, y con frecuencia, eso es ilegal.
Los abogados que firman un manual no lo mejoran, pero agregan credibilidad, dice Krugel. A veces, las compañías de seguros requieren estos manuales, al igual que algunas agencias reguladoras gubernamentales.
“Los manuales de los empleados se vuelven importantes si surge un litigio. Es probable que se adentre en alguna parte del manual, como igualdad de oportunidades en el empleo, política de discriminación o un problema de cómo se le paga. Cuando esté detallado en el manual, puede consultar su política ”, dice Behren.
Cómo distribuir
El hecho de que un manual se imprima o esté disponible digitalmente depende de la cultura de la empresa, dice Krugel. Sin embargo, sea coherente. Por ejemplo, si una atracción se comunica con los empleados en línea, debe continuar la práctica porque eso es a lo que los empleados están acostumbrados, dice. Realizar cambios en un manual en línea sigue siendo mucho más fácil que volver a imprimir el documento completo.
“Hacemos ambas cosas para facilitar el acceso del personal. RR.HH. (recursos humanos) puede actualizar e informar al personal sobre aquellos con la versión en línea ”, dice Piper. “También ofrecemos imprimir una copia impresa a pedido de cualquier empleado”.
Jeff Gebhart, director ejecutivo de Craig's Cruisers Family Fun Centers, una colección de centros de entretenimiento familiar (FEC) en Michigan, dice que ha grabado algunos elementos manuales en un formato de video y espera que eventualmente todos sus SOP estén disponibles en video. De esta manera, el personal de la FEC puede observar, que es una forma más efectiva de entrenar, en lugar de sentarse y leer un manual, cree.
Independientemente del método que elijan las atracciones, deben asegurarse de que los empleados firmen un formulario reconociendo que recibieron el manual. Esto también es válido para cualquier nueva modificación de SOP realizada.
Revisar y revisar
Según Krugel, una vez al año se debería realizar una evaluación de las políticas y procedimientos para ver si es necesario reescribirlos. Si los empleados de primera línea deben hacer cambios debido a la pandemia, eso debe abordarse.
Cuando ya existe un manual en una atracción, Behren dice que un apéndice al existente funciona bien. Agregue políticas específicas para la pandemia sobre equipos de protección personal (PPE), pruebas, reglas de distancia social y cualquier otra cosa que se aplique.
Gebhart dice que los gerentes en las ubicaciones de Craig's Cruisers reunieron un grupo de trabajo de limpieza, asistieron a muchos seminarios web y reuniones y hablaron con otras instalaciones sobre las mejores prácticas para brindar un entorno seguro cuando reabrieran. Luego, los FEC crearon un documento de seis páginas para que lo usara su equipo.
“Si cree que un empleado puede leer un manual y luego ser competente en su trabajo, se está engañando a sí mismo”, dice Gebhart. "El manual es solo un rayo en la rueda para capacitar a alguien".
Independientemente del número de empleados en una instalación, el manual no debería ser opcional, dice Behren. Algunas atracciones tienen manuales más extensos que otras, pero no se deben ignorar los manuales.
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