Subsidio de costos
Siempre es importante mantenerse dentro del presupuesto, y nunca más que ahora, ya que las atracciones compensan meses de cierres o capacidad reducida. Al mismo tiempo, esta es una industria que se trata de deslumbrar a los huéspedes, lo cual es difícil de lograr mientras se recortan los gastos. Entonces, ¿cómo equilibran las atracciones la necesidad aparentemente paradójica de mantener bajos los gastos sin eliminar el factor sorpresa? A continuación, presentamos varios consejos para reducir costos y despertar el pensamiento creativo al elaborar estrategias para el próximo gran evento especial.
No escatime en la planificación
Tómese el tiempo para investigar a fondo las audiencias de los invitados objetivo y para desarrollar un tema claro. Esto ayudará a evitar meterse en la maleza con un evento que se convierte en una costosa mezcolanza de elementos discordantes. También proporcionará visibilidad de los costos y mantendrá el presupuesto al día.
“Cree los elementos de su programa desde el principio. Luego, trabaje con socios y proveedores que puedan proporcionar precios por adelantado y producir dentro de las limitaciones presupuestarias preestablecidas ”, aconseja Hunter Haas, director de cuentas grupales de Agency EA, una agencia de experiencias de marca y eventos especiales.
Los conocimientos avanzados sobre el público objetivo de los huéspedes permiten que las atracciones aprovechen lo que es más probable que los impresione y emocione. Para algunos invitados, señala Haas, eso podría ser el entretenimiento y la decoración, mientras que otros invitados sienten más curiosidad por el contenido de un evento. “Recuerde no tratar a todos por igual, porque crear un programa para una persona puede ser una inversión en vano para otra”, dice.
Experimente con los gastos variables
Haas señala que ciertos elementos de los eventos especiales son más variables, incluidos los florales y la decoración, el talento y el entretenimiento, la comida y la bebida (F&B), los elementos audiovisuales y la tecnología. “Estos se pueden personalizar en función de los parámetros, el alcance y el tamaño del evento”, agrega.
La Agencia AE recomienda varias formas prácticas de reducir algunos de estos costos variables, que incluyen:
- Aprovechando la decoración de eventos pasados de una manera nueva
- Sirviendo comida y bebida de temporada
- Abastecimiento de talento local, en efecto, reduciendo los costos de backline y maximizando el gasto en entretenimiento
- Escenarios de transición con iluminación y piezas escénicas móviles para evitar construir nuevos escenarios.
Organice el evento especial de otra organización
Servir como sede de eventos especiales organizados por otros grupos podría ayudar a despertar una fecha que de otra manera sería más suave, como puede ser el fin de semana del Día del Trabajo en algunas regiones de los Estados Unidos. Quassy Amusement & Waterpark en Middlebury, Connecticut, obtuvo un gran éxito con esta estrategia al organizar una competencia de baile irlandés de dos días para niños, también conocida como "feis", todos los fines de semana del Día del Trabajo, un feriado en Estados Unidos que se celebra el primer lunes de septiembre. .
El evento está aprobado por la Asociación Mundial de Danza Irlandesa y atrae de 600 a 700 competidores y sus familias. El parque renuncia a su admisión, pero durante y después de sus lugares de baile, los invitados compran alimentos, bebidas y boletos para el parque acuático.
“Como sitio anfitrión, no tenemos costos iniciales”, dice Ron Gustafson, director de marketing y relaciones públicas de Quassy Amusement & Waterpark.
La asociación con otra organización presenta una oportunidad de aprovechar las fortalezas de cada uno para combinar y expandir el poder de marketing necesario para promover el evento.
Por ejemplo, una organización puede tener recursos creativos calificados, como redacción publicitaria y diseño gráfico, mientras que el otro socio puede tener una lista de correo electrónico considerable. La combinación de fuerzas puede llevar a la creación de campañas de envío masivo de correo electrónico impactantes y que llamen la atención.
Ponga a trabajar las relaciones públicas
Promocionar un evento especial es imprescindible, pero los costosos bombardeos publicitarios y las campañas de marketing digital no son las únicas vías para hacer correr la voz sobre un evento especial. Las relaciones públicas tradicionales (RP) todavía están vivas y funcionan.
Cultive una lista específica de medios de comunicación regionales (retransmitidos, impresos y en línea) que probablemente estén interesados en alertar a sus audiencias sobre un próximo evento en la atracción. Por lo general, esto incluirá a los reporteros que cubren la familia, el entretenimiento y los viajes. Si la comida será un punto culminante especial, como lo es para los eventos que celebran el Oktoberfest, es importante incluir a los reporteros de comida y bebida en el alcance de relaciones públicas.
Una forma de hacer que más periodistas se interesen en cubrir un evento especial es si tiene un propósito benéfico. Considere donar parte de los ingresos a una causa local o copatrocinar un evento especial con una organización sin fines de lucro. Los patrocinadores corporativos son otra vía de distribución de costos.
No pase por alto a los influyentes en línea
Las redes sociales pagas son ahora un gasto de marketing necesario para promover eventos especiales y temporadas regulares por igual, pero una comunidad en línea de "súper fanáticos" también puede ayudar a correr la voz. Muchos blogueros locales y regionales tienen influencia, y hacer que hablen sobre eventos especiales puede aumentar significativamente la asistencia. Pero se necesita algo de tiempo para convertir a estos influencers en embajadores online.
El parque temático Silverwood en Athol, Idaho, tiene un batallón completo de huéspedes devotos que, a cambio de escribir media docena de publicaciones de blog al año, reciben beneficios como pases de temporada, boletos adicionales para regalar y comida complementaria.
“Les encanta el parque y están emocionados de escribir para nosotros en nuestro blog. Y les enseñamos sobre la industria. Debido a que tienen un fuerte atractivo en su comunidad, las personas que leen sus publicaciones van a nuestro sitio web para comprar boletos ”, dice Jordan Carter, director de marketing en Silverwood Theme Park. "Tenemos una tasa de conversión del 11% para algo que realmente no saca dinero de nuestro presupuesto".
En la Academia de Ciencias de California, un museo de historia natural y una organización de investigación en San Francisco, invitar a personas influyentes de Instagram a eventos especiales tiene un sentido particular dada la naturaleza visual del museo. Laurel Allen, gerente senior de participación digital y comunidad del museo, señala que los invitados son una mezcla. Algunos tienen más seguidores que otros, pero todos tienen pasión y pueden involucrar a su audiencia.
“Lo que siempre buscamos, ya sea que trabajemos con personas en el arte, la música, la moda u otros mundos, es una mente curiosa, alguien que se sienta genuinamente fascinado por lo que tenemos para ofrecer”, dice.
Allen agrega que se anima a los influencers a traer un invitado, lo que aumenta la cantidad de fotos que se toman. Esto, a su vez, puede ampliar la exposición de su evento, preparándolo para el éxito futuro si el evento especial se realiza nuevamente.
Estefanía Janard es colaborador desde hace mucho tiempo en Funworld. Ella puede ser contactada en [email protected].