Eventos auxiliares y satélites
IAAPA reconoce que los expositores de IAAPA Expo tienen necesidades cada vez mayores de espacio y tiempo para organizar reuniones auxiliares y satélite. IAAPA ha puesto a disposición tiempo y espacio en las instalaciones de reuniones controladas por IAAPA (centro de convenciones/hoteles anfitriones) para reuniones organizadas por expositores que no compiten ni entran en conflicto con la conferencia oficial y la feria comercial celebrada en el Centro de Convenciones del Condado de Orange (OCCC), noviembre 19-22, 2024.
Las empresas que no están registradas actualmente como expositores en IAAPA Expo 2024 no son elegibles para solicitudes de espacio auxiliar, con la excepción de los patrocinadores Platino que no exhiban.
IAAPA requiere que todas las organizaciones que deseen realizar una función completen una Solicitud de evento auxiliar y satélite. Una Solicitud de evento auxiliar y satélite completa proporciona a IAAPA la información necesaria para asignar espacio y ayudar a los miembros, voluntarios y asistentes a la reunión con cualquier pregunta que pueda surgir.
- APLICA HOY
- Tipos de eventos
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Eventos auxiliares y definidos como eventos no patrocinados por IAAPA que se llevan a cabo durante las fechas oficiales de la Expo de IAAPA (del 19 al 22 de noviembre de 2024) a los que pueden asistir los expositores y asistentes. Estos incluyen, pero no se limitan a:
- Reuniones de expositores, asistentes, asociaciones u otros comités/grupos de trabajo que no sean de IAAPA, incluidas las reuniones de la junta. Está prohibido programar una reunión para organizar una sesión educativa, demostración de productos o eventos sociales/de hospitalidad durante el horario de la Expo. Las reuniones pueden llevarse a cabo de forma limitada durante el horario de la Expo, pero es posible que no incluyan opciones de catering.
- Eventos Sociales incluyendo recepciones, cenas, eventos de exalumnos, reuniones y grupos especiales u otra hospitalidad donde no se presenta un programa educativo/científico. Estos pueden estar restringidos a horarios que no entren en conflicto con los horarios de exhibición de la Expo o las celebraciones de IAAPA los jueves por la noche.
- Eventos satélite son eventos que no son de IAAPA programados para realizarse en fechas que caen tres días antes o tres días después de las fechas oficiales de reunión de IAAPA Expo.
- Plazo de solicitud
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Todos los formularios de solicitud de servicios auxiliares y satelitales deben enviarse antes de Octubre 25.
- Tasa de inscripción
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La tarifa de solicitud es de $500. No se considerarán solicitudes de espacio auxiliar sin una tarifa de solicitud. Si se aprueba la solicitud, IAAPA aplicará los $500 a las tarifas de espacio de alquiler. Si no se aprueba la solicitud, IAAPA reembolsará $500 a más tardar el 21 de diciembre de 2024.
- Horas del evento
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El espacio para eventos se puede reservar para (1) días de 8 horas o (2) días de 4 horas, según la naturaleza del evento, como se describe anteriormente. Los horarios de los eventos no pueden competir con los eventos especiales programados por IAAPA.
- Empresas Comerciales / Expositoras
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Uno de los beneficios para las empresas comerciales que exhiben en IAAPA Expo es la oportunidad de organizar eventos complementarios durante la Expo. Las empresas comerciales que no exhiben tienen prohibido publicitar, solicitar o ponerse en contacto con los inscritos en la reunión de IAAPA en el espacio de reunión oficial de IAAPA o en los hoteles de reunión de IAAPA. IAAPA no liberará ni asignará ningún espacio de reunión a empresas comerciales que no hayan sido contratadas como expositores oficiales de IAAPA Expo.
- Solicitar aprobación o denegación
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Una vez completada y aprobada la solicitud de solicitud de satélite y auxiliar, todos los organizadores serán contactados con información adicional. El espacio se asignará según el espacio disponible si se aprueba la solicitud.
Se denegarán los formularios de solicitud auxiliar y satelital, y no se asignará espacio si un formulario viola las pautas de IAAPA.
- Asignaciones de habitaciones
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Las asignaciones de habitaciones se realizarán a principios de octubre. Todas las solicitudes de espacio para reuniones serán aprobadas por IAAPA antes de que los lugares puedan confirmar el espacio. IAAPA y los hoteles/centros de convenciones tienen derecho a trasladar un evento si IAAPA o el hotel determinan que el espacio asignado se necesita más adelante para una función oficial de IAAPA o si el espacio asignado no es el más adecuado en la habitación asignada.
- Coordinación de Eventos en Hoteles / Centro de Convenciones
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Los solicitantes son responsables de hacer todos los arreglos directamente con el lugar una vez que se haya asignado el espacio y la solicitud haya sido aprobada por IAAPA. El solicitante debe usar todos los contratistas oficiales en el Centro de Convenciones del Condado de Orange, incluidos servicios de catering, audiovisuales y muebles. Por favor contacto IAAPA antes de concertar servicios con un proveedor externo. Los solicitantes son responsables de proporcionar la señalización, incluida la colocación y eliminación antes y después del evento. La señalización solo está permitida dentro y alrededor del espacio de reunión asignado, y debe estar en el suelo o de pie.
Tenga en cuenta que el hotel/centro de convenciones puede cobrar por el uso de la sala de reuniones. El alquiler de la habitación se puede negociar entre el solicitante y el hotel/centro de convenciones (después de que se confirme la asignación del espacio). Cada función se manejará individualmente y se emitirá un contrato por separado. Todas las tarifas de alquiler de salas de reuniones, alimentos y bebidas, alquiler de equipos audiovisuales y otros servicios son responsabilidad del solicitante. Los solicitantes deben estudiar detenidamente los contratos de funciones antes de firmarlos, prestando especial atención a las cláusulas de rescisión. En el caso de una función cancelada, es posible que el solicitante deba pagar al hotel por la pérdida de ingresos.
- Tarifas de alquiler en el Centro de Convenciones
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Número de horas Costes parámetros Horas de 1 a 4 $500 Max (2) días de 4 horas Horas de 4 a 8 $1,000 Max (1) día de 8 horas Para alquileres que excedan los $500, previa solicitud, IAAPA proporcionará facturas por todas las tarifas de alquiler y cargos adicionales antes del 14 de diciembre de 2024. Las tarifas del espacio para reuniones del hotel varían según la ubicación.
Toda la comida y bebida, el equipo audiovisual y la señalización deben coordinarse con el lugar y pagarse directamente a esos proveedores, no a IAAPA.
Cargos de ejemplo:
- Miércoles, sala de juntas de 8 am - 12 pm y 3 pm - 5 pm = $500 + $500 = $1,000
- Jueves, sala de juntas de 8 am a 5 pm = $1,000
- Cancelación
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Cualquier expositor que cancele su espacio de stand o no se presente en IAAPA Expo, tendrá su espacio de reunión cancelado automáticamente sin reembolso para el expositor.
- Política de maletas
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Tenga en cuenta que, si bien los eventos y exposiciones de IAAPA están abiertos a todo el personal de la industria, a cualquier asistente o expositor que se observe solicitando negocios, incluida la distribución de materiales promocionales en los pasillos u otros espacios públicos o en el stand de otra empresa, se le pedirá que devuelva su insignias y abandonar la sala de exposición inmediatamente. Los asistentes no expositores tienen prohibido promocionar sus servicios comerciales por evento, incluso en las redes sociales. Los infractores pueden ser expulsados de las instalaciones, se les revocará su credencial y/o se les prohibirá asistir a futuros eventos de la IAAPA. IAAPA le pide que informe inmediatamente a la Oficina del Salón de cualquier infracción observada. La gestión del espectáculo está disponible en la oficina central de IAAPA, registro o espectáculo/operaciones o comuníquese con [email protected].
- Política de borrado
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Outboarding se define como eventos de marketing, ventas y hospitalidad realizados por expositores y otros que aprovechan la presencia de compradores y/o vendedores que asisten al espectáculo original sin notificar previamente al organizador del espectáculo original y lograr un arreglo que beneficie a ambas partes. Esta práctica se considera poco ética y es condenada por IAAPA. Incluye prácticas tales como “coincidencia”, “coincidencia”, ubicación conjunta de eventos y eventos de hospitalidad a gran escala, particularmente durante las horas de exhibición.
- Incumplimiento de las Directrices
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El incumplimiento de las Directrices puede resultar en cualquiera o todas las siguientes acciones por parte de IAAPA:
- Prohibido participar como expositor en una futura Expo IAAPA.
- Cancelación del Evento Auxiliar o Satélite.
- Pérdida de antigüedad del expositor y/o multa pecuniaria.
- Negarse a permitir que la empresa o el grupo tengan la oportunidad de exhibir o celebrar reuniones u otros eventos en las instalaciones de reuniones controladas por IAAPA en el año en curso o en una cantidad específica de años futuros
- Si se determina que una empresa contrató el espacio directamente con la instalación, fuera del proceso de aprobación de IAAPA, el contrato preexistente con cada instalación autoriza a esa instalación a cerrar el evento sin previo aviso.