Verfahren zur Überprüfung von Beschwerden im Verhaltenskodex

Einreichung einer Beschwerde

Jeder, der glaubt, dass ein IAAPA-Mitglied gegen den IAAPA-Verhaltenskodex verstoßen hat, kann eine schriftliche Beschwerde („Beschwerde“) bei der IAAPA einreichen. Beschwerden müssen unter Verwendung des Beschwerdeformulars für den Verhaltenskodex beim IAAPA-Hauptbüro eingereicht werden. Eine Beschwerde muss begründet und objektiv sein und muss durch konkrete Fakten und Unterlagen untermauert werden, die einen möglichen Verstoß gegen ein oder mehrere spezifische Merkmale des Verhaltenskodex belegen. Die Person, die die Beschwerde einreicht, ist der „Beschwerdeführer“ und die Person, gegen die sich die Beschwerde richtet, ist der „Beklagte“. 
Jede ordnungsgemäße Beschwerde, die gemäß den Anweisungen eingereicht wird, wird dann zur Prüfung an das IAAPA-Governance-Komitee weitergeleitet. 

Beschwerdeprüfung

Der Governance-Ausschuss wird entscheiden, ob die Beschwerde auf den ersten Blick begründet ist. Wenn der Ausschuss zu dem Schluss kommt, dass die Beschwerde nicht genügend Informationen enthält, um zu entscheiden, ob die Beschwerde begründet ist, kann der Ausschuss verlangen, dass der Beschwerdeführer zusätzliche Informationen bereitstellt, und/oder der Ausschuss kann die Beschwerde durch Informationen ergänzen, die ihm vorliegen entwickelt sich durch eigene Untersuchung. Wenn der Ausschuss eine Beschwerde in irgendeiner Hinsicht als unzureichend erachtet, einschließlich, aber nicht beschränkt auf unzureichende Informationen oder einen geringfügigen oder unbedeutenden angeblichen Verstoß gegen den Verhaltenskodex, kann der Ausschuss die Beschwerde durch schriftliche Mitteilung an den Beschwerdeführer zurückweisen. Bei der Beurteilung einer Beschwerde kann der Ausschuss die Ressourcen von IAAPA-Führungskräften nutzen.

Das Komitee wird keine Beschwerden berücksichtigen, die als Versuch eines Unternehmens oder einer Einzelperson angesehen werden, sich einen Wettbewerbsvorteil zu verschaffen. Darüber hinaus erlaubt die IAAPA keine Vergeltungsmaßnahmen jeglicher Art gegen Einzelpersonen wegen gutgläubiger Beschwerden über mögliche Verstöße gegen den Kodex. Jedes Mitglied, das Vergeltungsmaßnahmen gegen ein anderes Mitglied ergreift, weil es bekannte oder vermutete Verstöße gegen den Kodex gemeldet hat, kann aufgrund der Vergeltung als Verstoß gegen den Kodex angesehen werden.

Vor Beginn einer Prüfung erhält der Beschwerdegegner eine Mitteilung über die Beschwerde und die Möglichkeit, innerhalb von 30 Tagen nach Erhalt der Mitteilung schriftlich zu antworten. Der Ausschuss kann den Beklagten auch nach eigenem Ermessen einladen, sich mit der Beschwerde an den Ausschuss zu wenden, auch per Telefonkonferenz. Ein solcher Anruf wird kurz und nicht juristisch sein, da keine Anwälte im Namen des Beklagten vor dem Ausschuss sprechen, keine rechtlichen Schriftsätze vorliegen und keine Zeugen anwesend sind. Wenn ein Beschwerdegegner es versäumt, innerhalb der vorgesehenen Frist auf die Mitteilung zu reagieren oder sich trotz angemessener Bemühungen der IAAPA weigert, die Zustellung von Mitteilungen der IAAPA anzunehmen, können die Behauptungen gegen den Beschwerdegegner in der Beschwerde als Tatsachen angesehen werden. Kopien aller Eingaben des Beschwerdeführers oder Beklagten werden allen Parteien zur Verfügung gestellt.   

Die Beweislast für die Behauptungen in einer Beschwerde liegt beim Beschwerdeführer, der klare und überzeugende Beweise dafür vorlegen muss, dass ein IAAPA-Mitglied gegen den Verhaltenskodex verstoßen hat. Während das Governance-Komitee zusätzliche Informationen anfordern kann, ist es nicht die Pflicht des Governance-Komitees oder eines anderen Vertreters der IAAPA, Beweise zu finden, die über den vom Beschwerdeführer vorgelegten Fall hinausgehen.   

Der Governance-Ausschuss wird in einer Vorstandssitzung zusammentreten, um über die Beschwerde zu entscheiden. Der Governance-Ausschuss entscheidet ausschließlich auf der Grundlage der vorgelegten Beweise, ob der Beklagte einen Verstoß gegen den Verhaltenskodex begangen hat. Der Governance-Ausschuss bereitet einen prägnanten schriftlichen Beschluss vor, in dem er seine Schlussfolgerungen und die Grundlage für seine Entscheidungen darlegt. Wird ein Verstoß festgestellt, werden in der Entscheidung auch Sanktionen verhängt.  

Wenn der Governance-Ausschuss empfiehlt, den Beklagten aus der IAAPA-Mitgliedschaft auszuschließen, muss der Governance-Ausschuss die Beschwerde, die Beweise und die Begründung des Governance-Ausschusses für den Ausschluss dem Vorstand vorlegen, und der Vorstand trifft die Entscheidung. Der Ausschluss aus der IAAPA-Mitgliedschaft ist in der Satzung 3.02 „Entfernung eines Mitglieds“ festgelegt. Alle anderen Maßnahmen liegen im Ermessen des Governance-Ausschusses. 

Die endgültige Entscheidung des Governance-Ausschusses (oder im Falle eines Ausschlusses der Mitgliedschaft des Vorstands), einschließlich etwaiger festgelegter Sanktionen, wird dem Beklagten und dem Beschwerdeführer innerhalb von 10 Tagen nach ihrer Veröffentlichung zugesandt.  
Sanktionen 
Die möglichen Sanktionen bei Verstößen gegen den IAAPA-Verhaltenskodex sind wie folgt:

• Abmahnungsschreiben mit Kopie zur Aufnahme in die Mitgliederakte.
• Suspendierung oder Ausschluss vom Sponsoring bei der IAAPA.
• Aussetzung oder Ausschluss von der Werbung bei IAAPA.
• Suspendierung oder Ausschluss von der Teilnahme an IAAPA-Ausstellungen, -Konferenzen und/oder -Messen.
• Suspendierung oder Ausschluss von der Teilnahme an IAAPA-Ausstellungen, Konferenzen und/oder Messen.
• Ausschluss von der IAAPA-Mitgliedschaft. 
• Ausschluss aus der IAAPA-Mitgliedschaft für einen vom IAAPA-Vorstand festgelegten Zeitraum (bis hin zu dauerhaft). 

Gegen ein IAAPA-Mitglied dürfen bei Verstößen gegen den Verhaltenskodex nur die oben genannten Sanktionen verhängt werden, es dürfen keine weiteren Sanktionen hinzugefügt werden. In der endgültigen schriftlichen Entscheidung des Governance-Ausschusses oder des Vorstands müssen die Sanktionen, die für jeden festgestellten Verstoß verhängt werden, einschließlich der Frist für eine bestimmte Suspendierung oder einen Ausschluss, klar dargelegt werden.

Rechtsmittel

Der Beklagte hat das Recht, gegen eine Entscheidung des Governance-Ausschusses oder, im Falle eines Mitgliedschaftsausschlusses, des Vorstands Berufung einzulegen. Eine Berufung muss innerhalb von 30 Tagen nach Erhalt der Entscheidungsmitteilung beim IAAPA-Hauptbüro eingereicht werden. Der Einspruch muss auf dem entsprechenden, von der IAAPA bereitgestellten Einspruchsformular eingereicht werden und eine Erklärung enthalten, in der erläutert wird, warum der Einspruch berücksichtigt werden sollte.  

Einsprüche werden vom Vorstand geprüft, mit der Ausnahme, dass der Vorstand im Falle einer Berufung gegen eine vom Vorstand getroffene Entscheidung zum Ausschluss von Mitgliedern einen Ad-hoc-Überprüfungsausschuss einberufen muss, der sich aus drei ehemaligen Vorstandsmitgliedern zusammensetzt die Beschwerde.

Weder der Beschwerdeführer noch der Beklagte dürfen bei einer Sitzung zur Prüfung der Berufung anwesend sein und keine weiteren Informationen zur Unterstützung oder gegen die Beschwerde vorlegen, außer denen, die bei der ersten Prüfung vorgelegt wurden.  

Bei der Prüfung eines Einspruchs trifft der Vorstand bzw. das Einspruchsgremium eine Entscheidung, um (i) die ursprüngliche Entscheidung zu bestätigen; (ii) die ursprüngliche Entscheidung ändern, unter anderem durch die Einführung alternativer Sanktionen; oder (iii) die ursprüngliche Entscheidung aufheben und die Beschwerde zur erneuten Überprüfung zurücksenden. Der Vorstand oder das Berufungsgremium erlässt eine prägnante, schriftliche Entscheidung, die allen Parteien zugesandt wird und gegen die keine Berufung eingelegt werden kann.  

Überlegungen

Ein Anwalt, der die IAAPA vertritt, kann bei allen im Rahmen dieser Verfahren in Betracht gezogenen Beratungen anwesend sein und Ratschläge geben. 

Für alle Maßnahmen des Governance-Ausschusses, des Vorstands oder eines Berufungsgremiums gilt die Mehrheitsentscheidung.

Keine Person, die Mitglied des Governance-Ausschusses, des Vorstands oder eines Berufungsgremiums ist, wird an Beratungen oder Entscheidungen im Zusammenhang mit dem Verhaltenskodex teilnehmen, zu denen die Person in der Vergangenheit oder Gegenwart eine bedeutende familiäre, geschäftliche oder persönliche/soziale Beziehung hat dem Beschwerdeführer oder Beklagten auf der Grundlage der von beiden offengelegten Informationen.

Endgültige Entscheidungen

Alle endgültigen Entscheidungen bezüglich Verstößen gegen den Verhaltenskodex werden für einen Zeitraum von fünf Jahren in der Akte des jeweiligen Mitglieds bei der IAAPA aufbewahrt und können im Zusammenhang mit jeder späteren Beschwerde, die während dieses Zeitraums gegen dieses Mitglied eingereicht wird, überprüft und berücksichtigt werden. 

Rücktritt eines Mitglieds

Wenn ein IAAPA-Mitglied seine Mitgliedschaft kündigt, bevor über eine Beschwerde gegen das Mitglied entschieden wird, wird das Beschwerdeprüfungsverfahren ausgesetzt. Sollte das IAAPA-Mitglied zu einem späteren Zeitpunkt versuchen, wieder der IAAPA beizutreten, kann das IAAPA-Governance-Komitee beschließen, die Beschwerde erneut zu eröffnen und zu bearbeiten.

HINWEIS: Die IAAPA ist nicht in der Lage, Streitigkeiten zwischen Mitgliedern zu überwachen und erhebt nicht den Anspruch, eine der Parteien zu vertreten. Es handelt sich hierbei nicht um ein Gerichtsverfahren. Allerdings können alle der IAAPA zur Verfügung gestellten Dokumente von einem Gericht vorgeladen werden.